Verificaciones de calidad

Objetivo #

Configurar reglas automáticas que validan los datos extraídos de sus envíos, para que los problemas aparezcan antes de que su equipo revise un envío y no después de que un cliente los encuentre.

Las verificaciones responden a una sola pregunta: ¿cuadra esta documentación? Comparan los datos extraídos entre sí y con los totales que declaran los propios documentos. Nunca evalúan la fruta: para eso, consulte Informes de inspección de calidad.

Antes de empezar #

• Rol de administrador o propietario para desactivar verificaciones. Los miembros ven los resultados, pero no pueden cambiar qué verificaciones se ejecutan.
• Al menos un envío procesado, si quiere ver las verificaciones en acción. Se ejecutan sobre los datos extraídos, así que necesitan alguno.

Cómo funcionan las verificaciones #

Cada verificación recibe los datos de pallets extraídos y devuelve uno de tres resultados:

Las verificaciones se ejecutan en paralelo y terminan en segundos.

Cotejo automático con IA #

Algunas verificaciones concilian los datos extraídos con los totales que declara el propio documento: por ejemplo, si la suma de cajas por pallet coincide con el total de cajas declarado (y lo mismo con los pesos). Una diferencia suele significar que se leyeron mal algunas cifras durante la extracción, algo más frecuente en listas de empaque escaneadas, cuando el escaneo original es tenue o la tabla está muy cargada.

Que estas verificaciones puedan ejecutarse depende de los documentos. Una lista de empaque que declara sus propios totales puede verificarse contra sí misma en cada importación. Una que no declara ninguno se importa tal cual, porque no hay una segunda cifra que pueda contradecir la primera. Si puede influir en lo que envían sus proveedores, pídales que impriman el total de pallets, el total de cajas y el peso neto total. Ese cambio hace más por la fiabilidad de la extracción que el formato del archivo, y no les cuesta nada.

Cuando falla una verificación de conciliación, Trackberry no se limita a señalarla. Vuelve a leer automáticamente el documento original con una segunda IA e intenta corregir los datos antes de que usted llegue a ver un fallo:

1. Vuelve a leer la lista de empaque y, cuando puede emparejar los pallets, corrige solo las cifras que se leyeron mal.
2. Si los propios identificadores de pallet salieron ilegibles, reconstruye la lista de empaque a partir de la nueva lectura de la IA, pero solo si esa lectura concilia sin diferencias y solo si usted no ha hecho correcciones manuales en la lista de empaque.

Mientras se ejecuta esta verificación, el envío muestra el estado “Verificando documentos…” en lugar de resultados preliminares, y el documento muestra una breve etiqueta de progreso (p. ej. “Se encontraron discrepancias. Volviendo a verificar con un segundo modelo de IA…”). Cuando termina la segunda pasada, aparecen los resultados finales. Así no se muestran por un momento fallos que están a punto de corregirse.

Configurar las verificaciones #

Todas las verificaciones están activadas por defecto en todas las organizaciones. Los administradores y propietarios pueden desactivarlas una por una:

1. Abra Configuración de la organización y haga clic en la tarjeta Verificaciones de calidad
2. Desactive una verificación, o vuelva a activarla, con su interruptor
3. El cambio se guarda de inmediato

Cada verificación aparece con su descripción y una etiqueta de categoría: Documentos, Coherencia de los datos o Integridad de los datos. No hay nada más que ajustar. Las tolerancias descritas abajo son fijas, no dependen de la organización.

Desactivar una verificación conserva los resultados que ya produjo. Los envíos nuevos y los documentos que se suban después la omiten. El panel de verificaciones de un envío también enlaza aquí con Configurar verificaciones.

Las verificaciones #

Documentos registrados #

Estas verificaciones comprueban que la documentación exista, no lo que dice.

Lista de empaque subida #

Falla cuando el envío no tiene lista de empaque. Mientras se está leyendo una lista de empaque, la verificación se omite. Las verificaciones de Cifras de la lista de empaque solo se ejecutan cuando esta se aprueba o da una advertencia.

Documento de transporte subido #

Falla cuando no hay conocimiento de embarque, guía aérea ni otro documento de transporte, y tampoco se escribió una referencia de transporte. Si alguien escribió un número de B/L o AWB en el envío, la verificación se omite. Da una advertencia cuando el documento está subido pero no se pudo leer. Las verificaciones de Documento de transporte solo se ejecutan cuando esta se aprueba o da una advertencia.

Factura comercial subida #

Da una advertencia cuando no hay factura comercial. La factura de transporte de un agente de carga no cuenta.

Certificado fitosanitario subido #

Da una advertencia cuando el envío transporta fruta o verdura y no tiene certificado fitosanitario. Se omite cuando no se detectó ningún producto o cuando el envío viaja dentro de la UE.

Certificado de origen subido #

Da una advertencia cuando falta el certificado de origen en una ruta donde suele reducir el arancel de importación. Es decir, un envío hacia la UE o el Reino Unido desde un país con acuerdo comercial, como Perú, Colombia, Ecuador, México, Sudáfrica, Kenia, Marruecos, Egipto, Israel o Turquía. Se omite en otras rutas y cuando se desconoce el origen o el destino.

Las tres últimas verificaciones solo dan advertencias, así que la falta de una factura o un certificado nunca deja un envío en borrador.

Cifras de la lista de empaque #

El número de cajas coincide #

Concilia el número de cajas extraído de las filas de pallets con lo que el documento declara sobre sí mismo. Usa dos señales independientes cuando ambas están disponibles: el total de cajas declarado en el encabezado del documento y el número que se deduce del peso neto declarado dividido entre el peso por caja. La señal del peso neto se informa primero, porque el total del encabezado también puede haberse leído mal. El número de cajas es un número entero, así que esta verificación exige una coincidencia exacta. Cuando el documento no declara ninguna de las dos cifras, la verificación advierte que el número no está verificado.

Los pesos totales coinciden #

Concilia la suma de los pesos netos de cada línea con el peso neto declarado en el documento. Admite la mayor de estas dos diferencias: 0.5% o 0.01 kg. Eso cubre las pequeñas diferencias de redondeo que los documentos reales de los exportadores suelen tener entre el total del encabezado y las filas, sin ocultar un error de lectura real. Cuando las líneas suman un peso pero el documento no declara ninguno, la verificación advierte que la cifra no está verificada.

Productos detectados #

Falla cuando ninguna línea de empaque tiene un producto reconocido, y da una advertencia cuando solo algunas lo tienen.

Número de contenedor presente #

Da una advertencia cuando algunas listas de empaque indican un contenedor y otras no. Se omite en los envíos aéreos y cuando ninguna lista de empaque indica uno.

El número de pallets coincide #

Compara los pallets de la tabla de la lista de empaque con el diagrama de carga que aparece debajo, y con el número de pallets que declara el documento de transporte, si lo indica. Falla cuando un pallet del diagrama de carga no tiene fila en la tabla, o cuando el número del documento de transporte no coincide con el de las listas de empaque.

Sin números de pallet duplicados #

Falla cuando el mismo número de pallet aparece en dos listas de empaque vigentes del envío. Da una advertencia cuando una lista de empaque repite un número de pallet en bloques de filas separados, lo que puede ser un error de lectura o un pallet listado dos veces a propósito.

Pesos bruto y neto coherentes #

Compara el peso bruto de cada pallet con su peso neto, en los pallets donde todas las líneas indican ambos. Falla cuando el peso bruto es menor que el neto. Da una advertencia cuando el peso bruto es más del doble del neto.

Documento de transporte #

Número de contenedor en el documento de transporte #

Falla cuando no se pudo leer ningún número de contenedor en el documento de transporte.

El número de B/L es único #

Falla cuando el mismo número de B/L o AWB ya figura en otro de sus envíos, lo que suele indicar un duplicado.

Coherencia de la referencia de transporte #

Detecta números de AWB o B/L contradictorios entre distintas fuentes: el asunto del correo electrónico y el número leído en cada página del documento de transporte. Da una advertencia cuando encuentra dos valores distintos, que suele ser un error de lectura en una página. Falla cuando encuentra tres o más.

Cuando hay un conflicto, la verificación recomienda un valor. Prefiere el asunto del correo, porque es texto plano copiado del sistema del transportista. Después viene el valor en el que coinciden más páginas y luego las últimas páginas, que suelen estar impresas con más claridad. Para corregirlo, edite la referencia de transporte en el envío o suba un documento de transporte más legible.

Nota: los números de AWB tomados del asunto de un correo están protegidos contra sobrescritura. Si el correo contenía un AWB válido, ese valor se mantiene aunque una página del documento de transporte indique otro número. La verificación señala el conflicto para que usted lo revise, en lugar de reemplazarlo sin avisar.

Entre documentos #

Los números de contenedor coinciden #

Falla cuando las listas de empaque y el documento de transporte indican contenedores distintos. Se omite en los envíos aéreos o cuando alguno de los dos lados no indica ningún contenedor.

Números de contenedor válidos #

Falla cuando un número de contenedor no es un número ISO 6346 válido: cuatro letras y siete dígitos, una letra de categoría U, J o Z y un dígito de control correcto. Un fallo suele indicar un dígito mal leído. Se omite en los envíos aéreos y terrestres.

El total de la factura coincide #

Compara la suma de los precios extraídos de las líneas de la factura con el total declarado en el documento. Falla cuando difieren en más de un 1%, lo que detecta un precio mal leído o una línea omitida. Se omite cuando no hay datos de factura o no hay un total declarado.

La factura coincide con la lista de empaque #

Contrasta la lista de empaque con la factura comercial del mismo envío. Ambas describen la misma mercancía física, así que deberían coincidir. Compara:

• Producto: un fallo cuando la lista de empaque y la factura indican productos completamente distintos (p. ej. una dice Aguacate y la otra Espárrago), y una advertencia cuando solo coinciden en parte.
• Número de cajas: un fallo cuando el total de cajas de la lista de empaque y la cantidad total de la factura difieren en más de un 2%.

Cuando señala algo, la verificación cambia de nombre según lo que no coincide, por ejemplo Diferencia de cajas entre factura y lista de empaque o Diferencia de productos entre factura y lista de empaque. Abra Mostrar detalles para ver qué documento tiene más cajas y cuántas más.

Esta verificación nunca cambia sus datos. Solo señala la discrepancia para que su equipo la revise, porque no puede saber qué documento es el correcto. Consulte la guía Precios de factura para saber más sobre los datos de factura.

Antes de exportar a Tradabase: puede que esta verificación, o la del número de cajas, el peso, el número de pallets o el total de la factura, haya fallado o dado una advertencia. En ese caso, el botón Exportar del envío se vuelve ámbar y la exportación pregunta primero ¿Exportar con verificaciones de datos sin resolver?. Consulte Exportar datos e integración con su ERP.

Las verificaciones de calidad comprueban que sus propios datos extraídos sean coherentes entre sí. Para una evaluación independiente de un tercero sobre la fruta en sí (puntuación de condición, defectos, fotos), consulte la guía Informes de inspección de calidad.

Completado automático de datos #

Cuando a la lista de empaque le falta un valor que sí indica la factura (peso por caja, variedad o formato de empaque), Trackberry lo completa automáticamente a partir de la línea de factura correspondiente. La lista de empaque siempre se considera la fuente de verdad: esto solo rellena campos vacíos y nunca sobrescribe un valor que ya figura en la lista de empaque ni uno que su equipo ingresó manualmente. Los valores completados quedan marcados como tales y siempre se pueden editar después.

Cuándo se vuelven a ejecutar las verificaciones #

No hay un botón para volver a ejecutar las verificaciones. Se ejecutan de nuevo por sí solas cada vez que se procesa un documento del envío. Eso incluye una subida nueva, un reemplazo, un archivo corregido a partir de una solicitud de corrección, Volver a extraer datos o un cambio de tipo de documento. Los resultados se actualizan en la página a medida que llegan.

Qué provoca una verificación fallida #

Una verificación fallida impide que un envío salga de borrador. Un borrador se valida solo cuando todas las verificaciones se han aprobado, han dado una advertencia o se han omitido, así que basta un fallo para retenerlo. Mientras espera, no aparece en el Panel, su enlace público no se abre y las alertas de seguimiento quedan en pausa. No hay un botón para validar pese a un fallo. Corrija los datos o pida a un administrador que marque la verificación como resuelta (consulte Resolver problemas). Por eso las verificaciones de documentos de arriba solo dan advertencias. Para más contexto, consulte Las diferencias en el número de cajas ahora retienen el envío en borrador.

Una advertencia no retiene nada. Significa que una cifra no se pudo verificar, no que sea incorrecta. Cuando un envío se valida con una advertencia todavía abierta, se avisa a todos los miembros en el centro de notificaciones (“Validado con advertencia en …”). Los miembros que tienen las alertas activadas por notificación push o correo electrónico también la reciben por esa vía.

La pestaña Problemas de verificación #

La lista de envíos tiene una pestaña Problemas de verificación, con un contador, que muestra todos los envíos con una verificación fallida o con advertencia que nadie ha resuelto. Aparece cuando hay al menos uno. Una advertencia no avisa a nadie hasta que el envío se valida, así que esta pestaña es donde buscarlas.

Resultados de las verificaciones en la vista del envío #

Los resultados de las verificaciones se muestran de forma destacada en la página del envío:

• Una barra de resumen muestra el estado general (todas aprobadas / advertencias / fallos)
• Cada verificación muestra su resultado individual con detalles
• Las verificaciones fallidas incluyen una explicación de lo que se señaló
• Haga clic en el resultado de una verificación para ver qué pallets concretos la activaron

Resolver problemas #

No todos los problemas señalados se corrigen en Trackberry. A veces usted llama al exportador, confirma que la cifra era correcta desde el principio y la verificación ya no tiene nada más que decirle. Los administradores y propietarios pueden despejar esos casos:

• Marcar como resuelta: en cualquier verificación fallida o con advertencia, resuelve solo esa verificación.
• Marcar todo como resuelto: un enlace sobre la lista de verificaciones, visible solo cuando hay problemas abiertos. Despeja todas las verificaciones fallidas y con advertencia del envío en una sola acción, tras pedir confirmación.

En ambos casos, la verificación queda registrada como resuelta manualmente por usted, con su correo electrónico y la hora; nada se borra sin dejar rastro. Despejar el último problema permite que el envío se valide automáticamente si estaba retenido.

La columna Salud #

En la lista de envíos, los resultados de las verificaciones comparten la columna Salud con las alertas de monitoreo, de modo que un solo punto responde tanto a “¿cuadra la documentación?” como a “¿sigue avanzando este envío?”

Pase el cursor sobre el punto para ver una ventana emergente que muestra primero las alertas de monitoreo y después cada verificación de calidad con su estado y mensaje. El punto muestra el peor de los dos resultados, y un anillo discontinuo a su alrededor indica que el monitoreo tiene algo que señalar.

Consulte Monitoreo de envíos para la otra mitad de esa columna.