Conceptos clave

Organizaciones #

Una organización es la entidad de nivel superior en Trackberry. Representa una empresa, un equipo o una operación comercial. Todo (envíos, miembros, configuración) pertenece a una organización.

• Cada organización tiene un slug único que se usa en las URL (trackberry.com/your-slug/...)
• Los usuarios pueden pertenecer a varias organizaciones
• La configuración, las verificaciones y los remitentes aprobados se definen por organización

Envíos #

Un envío representa un lote de productos frescos que viaja del origen al destino. Los envíos tienen un ciclo de vida:

Documentos #

Los documentos son archivos adjuntos a un envío, normalmente listas de empaque, informes de calidad o certificados fitosanitarios. Son la entrada a partir de la cual se construye un envío; por eso, al reemplazar un documento se vuelve a extraer y a verificar todo lo que se deriva de él. Consulte Recepción de envíos.

Trackberry admite:

• PDF: se analiza mediante extracción automática de texto y tablas
• Excel (.xlsx): lectura directa de tablas estructuradas
• Imágenes (.jpg, .png): se procesan con OCR

Cada documento pasa por un proceso de extracción que produce datos estructurados de pallets.

Pallets #

Un pallet es una unidad de producto dentro de un envío. Cada pallet tiene atributos extraídos de los documentos:

Atributos clave del pallet:

pallet_number   — Identificador único del pallet
produce_name    — Lo que lleva el pallet (p. ej., "Hass Avocado")
category        — Clasificación del tipo de producto
calibre         — Calibre (p. ej., "12", "14", "16")
boxes           — Número de cajas del pallet
box_weight_kg   — Peso por caja en kilogramos

Cada pallet contiene una o más líneas de empaque: filas individuales de la lista de empaque que registran los datos del producto, el número de cajas y los pesos con mayor nivel de detalle (p. ej., por calibre, variedad o formato de empaque dentro del mismo pallet).

Envíos con varios productos #

Un envío puede contener varios tipos de producto, por ejemplo uchuvas e higos en el mismo contenedor. En ese caso, Trackberry muestra una columna Producto en la tabla de empaque con una insignia de color para cada tipo de producto, para que vea de un vistazo qué lleva cada pallet.

Orgánico y convencional #

Cada línea de empaque registra si el producto es orgánico o convencional. Trackberry lo muestra en los envíos:

• 🌿: todas las líneas de empaque son orgánicas
• 🌱: el envío contiene una mezcla de producto orgánico y convencional

GGN (número GLOBALG.A.P.) #

El GGN es un número de certificación de 13 dígitos de GLOBALG.A.P. que identifica al productor o a la finca. Cuando aparece en las listas de empaque, Trackberry lo extrae por línea de empaque y muestra un resumen en el envío:

• Un solo GGN si todo el envío proviene de un mismo productor certificado
• “Mixto (N GGN)” si las líneas provienen de varios productores certificados

Contenedores #

Un contenedor es la unidad física de transporte que lleva los pallets durante el viaje. Los envíos marítimos suelen tener uno o más contenedores; los envíos aéreos no usan contenedores.

Tipo de carga #

Cada envío (o contenedor) tiene un tipo de carga que describe su régimen de temperatura:

El tipo de carga se detecta automáticamente a partir de los documentos de transporte cuando están disponibles. Los envíos congelados muestran una insignia ❄️ con la temperatura configurada en el panel, la lista de envíos y la vista comercial.

Notas del envío #

Puede agregar notas de texto libre a cualquier envío: comentarios internos, recordatorios o instrucciones para su equipo. Las notas se guardan automáticamente mientras escribe (no hace falta un botón de envío) y aparecen como un ícono 📝 en la lista de envíos, el panel y la vista comercial.

Verificaciones de calidad #

Las verificaciones son reglas de validación automáticas que se ejecutan sobre los datos extraídos del envío. Ejemplos:

• El número de cajas coincide: las filas de la lista de empaque suman el total de cajas que declara
• La factura coincide con la lista de empaque: la factura y la lista de empaque concuerdan en el producto y el número de cajas
• Certificado fitosanitario subido: un envío de productos de fuera de la UE tiene su certificado fitosanitario

Las verificaciones producen resultados: pass, warning o fail. Una advertencia señala una cifra que no se pudo verificar. Un fallo impide que un envío en borrador se valide hasta que se corrijan los datos. Un administrador también puede marcar la verificación como resuelta cuando la respuesta vino de una llamada telefónica y no de un documento. Ninguno de los dos bloquea la aprobación. Consulte Verificaciones de calidad.

Miembros y roles #

Los usuarios se unen a las organizaciones mediante membresías, cada una con un rol:

• Miembro: el trabajo diario con los envíos: ver envíos, documentos y pallets, subir documentos y aprobar o rechazar envíos
• Administrador: todo lo que puede hacer un Miembro, además de gestionar la configuración de la organización, la facturación, los miembros, los remitentes aprobados y las verificaciones
• Propietario: todo lo que puede hacer un Administrador, además de nombrar propietario a otro miembro

Consulte Gestionar su equipo para ver la tabla completa de permisos.

Remitentes aprobados #

Los remitentes aprobados son direcciones de correo o comodines de dominio autorizados para enviar documentos a su organización. Puede aprobar una sola dirección (p. ej., sender@example.com) o un dominio completo (p. ej., *@example.com). Los documentos de remitentes no aprobados se marcan para revisión.

Preasignaciones #

Una preasignación asigna un número de cajas de una línea de empaque a un cliente específico (el asignatario) antes de que llegue el envío. Así puede planificar la distribución con anticipación. Las preasignaciones se registran por línea de empaque y no pueden superar el número de cajas de la línea.

Seguimiento público #

Las organizaciones pueden activar las páginas de seguimiento público para compartir una vista en vivo, sin inicio de sesión, de cualquier envío. Los terceros pueden ver el mapa de seguimiento, los datos de transporte y los documentos seleccionados, y suscribirse a actualizaciones por correo cuando cambia el estado.

Mensajes del envío #

Cada correo enviado a su organización sobre un envío se guarda como un mensaje del envío. Trackberry usa IA para analizar cada mensaje y extraer:

• Categoría: aviso de llegada, aviso de retraso, aviso de inspección, novedad aduanera, etc.
• Urgencia: informativa, advertencia o crítica
• Resumen: una descripción de una línea con la información clave
• Fechas: ETA, fechas de entrega y fechas de inspección mencionadas en el correo
• Estado sugerido: si el correo indica que el envío llegó o zarpó

Los mensajes aparecen en la página del envío y ofrecen un historial completo de la conversación junto a los datos estructurados del envío.

Vista comercial #

La Vista comercial reúne todas las líneas de empaque de los envíos activos en una tabla dinámica agrupada por calibre, variedad o formato de empaque. Muestra de un vistazo el stock sin asignar frente al asignado; puede hacer clic para ver el detalle de cada línea de empaque y preasignar directamente en la tabla. Consulte la guía de la Vista comercial para más detalles.

Filtro de destino #

Tanto el Panel como la Vista comercial ofrecen un filtro de destino jerárquico que le permite acotar los envíos por país y puerto. Marque un país para seleccionar todos sus puertos, o despliéguelo para elegir puertos individuales.

Registro de actividad #

Cada acción importante queda registrada en el Registro de actividad: cargas de documentos, decisiones de aprobación, cambios de configuración, gestión de miembros y actualizaciones por correo entrante. El registro de actividad ofrece trazabilidad completa para el cumplimiento normativo.