Automatización de documentos
Automatización de documentos de embarque para importadores de productos frescos
Cada contenedor llega con una lista de empaque que alguien tiene que leer, un conocimiento de embarque que alguien tiene que archivar y un certificado que alguien va a necesitar justo en el peor momento. Trackberry los lee desde su bandeja de entrada y los archiva con el contenedor. Los veinte a treinta minutos por contenedor bajan a cero, y el certificado sigue a un clic un año después.
Gratis durante la beta, luego €15 por contenedor · Sin compromiso · Sin tarjeta
- Transportistas compatibles
- 436
- Envíos rastreados
- 305
- Hecho para
- Productos frescos
El costo que ya está pagando
El manejo manual de documentos no aparece en ninguna partida del presupuesto, y por eso sobrevive. Está repartido entre las personas que lo hacen, en tramos de veinte minutos, y cada tramo es demasiado pequeño para escalarlo. La forma de verlo es multiplicar: contenedores por año, por los minutos que toma una lista de empaque, más las veces que alguien buscó un certificado fitosanitario que resultó estar en la bandeja de entrada de un colega.
Medimos los datos de entrada en lugar de suponerlos, y publicamos tanto la calculadora de costos como las mediciones de listas de empaque de fondo en un archivo que puede citar en su propio caso de negocio. Es algo incómodo para un proveedor, porque le permite descubrir que el ahorro no alcanza el umbral para su volumen. También es la única versión de la cifra que vale la pena mostrarle.
La tasa de errores es la mitad a la que nadie le pone precio. Una cantidad mal digitada o un número de lote equivocado no cuesta veinte minutos; cuesta una entrega rechazada, o un reclamo que no puede sustentar porque los documentos no coinciden con la carga.
Lo que obtiene
Su bandeja de entrada se convierte en la fuente
Los proveedores siguen enviando por correo lo que siempre han enviado. Los documentos se leen al llegar y se asocian al envío por número de contenedor o de conocimiento de embarque. No hay un portal al que sus proveedores se nieguen a entrar.
Listas de empaque, lleguen como lleguen
PDF, Excel, escaneadas o tres pedidos en una misma hoja. Las columnas y filas ocultas se omiten a propósito: suelen contener el pedido de otro comprador, e importarlas contaminaría su envío con datos ajenos.
Valores extraídos junto a la fuente
Cada cifra se muestra junto al documento del que proviene, así que verificar una línea toma segundos. La automatización que no se puede revisar termina rehaciéndose.
Cualquier certificado a un clic
Certificados fitosanitarios, EUR1, certificados de origen, facturas comerciales y CMR archivados con el contenedor. Cuando un inspector o un cliente los pide, la respuesta no es una búsqueda en once meses de correos.
Los documentos están junto al seguimiento
El mismo registro del envío reúne los hitos y los documentos, así que la pregunta “qué acordamos realmente para este contenedor” tiene un solo lugar donde responderse.
Exportaciones a lo que ya utiliza
Los datos extraídos salen en un formato que su ERP o su hoja de cálculo pueden recibir. No pretendemos convertirnos en su sistema de registro.
Le conviene si
- Recibe los documentos de sus envíos por correo, de proveedores que les dan formato cada uno a su manera.
- Alguien de su equipo vuelve a digitar listas de empaque, y podría decir quién.
- Le han pedido un certificado que no pudo encontrar rápido.
- Su volumen de contenedores es lo bastante alto como para que veinte minutos por cada uno sean una cifra real.
Probablemente no, si
- Sus proveedores ya envían EDI estructurado que puede importar, así que ese problema está resuelto.
- Necesita redactar y emitir documentos. Nosotros leemos documentos; no los creamos.
- Quiere una extracción totalmente automática, sin ninguna revisión humana. Eso no es lo que vendemos.
- Necesita una instalación local (on-premise).
Preguntas que hacen los compradores
- ¿Qué tipos de documentos pueden leer?
- Listas de empaque, conocimientos de embarque, facturas comerciales, certificados fitosanitarios, certificados de origen y EUR1, y notas de entrega CMR. Las listas de empaque son las difíciles y las que más valen: cada proveedor les da un formato distinto, y son la mayor parte de lo que se vuelve a digitar.
- Nuestros proveedores envían archivos Excel, no PDF. ¿Funciona igual?
- Sí, y Excel suele ser peor que PDF por lo que oculta. Omitimos las columnas y filas ocultas a propósito. Suelen contener el pedido de otro cliente, y leerlas pondría datos ajenos en su envío.
- ¿Qué tan preciso es, realmente?
- Lo suficiente para que revisar sea más rápido que digitar, y no tanto como para que no deba revisar. Los valores extraídos se muestran junto al documento de origen para que una persona verifique una línea en segundos en lugar de calcularla de nuevo. Quien promete precisión sin intervención humana en documentos no estructurados de proveedores le está vendiendo un futuro problema de conciliación.
- ¿Escribe en nuestro ERP?
- Trackberry guarda los datos extraídos y los exporta; no reemplaza un ERP ni necesita ser su sistema de registro. Lo que elimina es el paso manual entre el correo de un proveedor y el sistema que usted ya utiliza.
- ¿Cuánto vale esto para mi negocio?
- Depende de su cantidad de contenedores y de lo que cuesta su personal, así que en lugar de afirmar una cifra publicamos la calculadora y las mediciones de fondo. Ingrese sus propios volúmenes y vea si alcanza el umbral.
- ¿Qué pasa con los documentos que les enviamos?
- Se almacenan con los envíos de su organización y no se usan para entrenar nada que se comparta entre clientes. Los términos de tratamiento de datos están en la página del DPA.
Reenvíe una lista de empaque
La demostración que convence es el archivo peor formateado de su propio proveedor. Envíe uno y vea lo que obtiene, asociado al contenedor al que pertenece.