Exportar datos e integración con su ERP

Objetivo #

Sacar los datos de sus envíos de Trackberry, ya sea como una hoja de cálculo que usted mismo descarga o como una integración permanente que alimenta su ERP sin que nadie tenga que volver a escribir nada.

Antes de empezar #

• Para la descarga en Excel: nada. Cualquier miembro puede descargar la lista de envíos.
• Para una exportación individual o masiva: envíos con los datos de empaque completos. El botón de exportación lo comprueba y le avisa si falta algo.
• Para una integración con su ERP: una conversación con nuestro equipo, una tarifa de configuración y una cuota mensual de mantenimiento. Consulte Precios más abajo.

Si solo necesita una instantánea en una hoja de cálculo, la descarga en Excel es la vía más rápida y no requiere configuración. Para los propios documentos (facturas, B/L, certificados), descargue en un ZIP un mes o un año desde la Biblioteca de documentos. Para leer los datos de sus envíos desde sus propios scripts, use la API de Trackberry o conecte un asistente de IA con MCP.

Número de referencia ERP #

Cada envío tiene un campo opcional Número de referencia ERP donde puede guardar la referencia interna del envío en su ERP. Así es fácil relacionar los envíos entre Trackberry y su ERP.

Configurar la referencia ERP #

1. Abra el envío y haga clic en Editar
2. Ingrese su referencia ERP en el campo Número de referencia ERP (entre la referencia de transporte y la sección de carga de documentos)
3. Guarde el envío

Dónde aparece #

• Página del envío: una insignia verde con la referencia ERP aparece en la zona del título, junto a la referencia de transporte
• Lista de envíos: la columna Ref. ERP está visible en la lista de envíos (puede ocultarla con la personalización de columnas)
• Búsqueda: puede buscar envíos por referencia ERP desde la barra de búsqueda de la lista de envíos

La referencia ERP es texto libre: use el formato que corresponda a su ERP (p. ej. PO-2024-1234, INV00567, S/O 890). Varios envíos pueden compartir la misma referencia ERP si hace falta.

Descargar la lista de envíos en Excel #

Antes de entrar en la integración con su ERP, hay una exportación mucho más sencilla: la propia lista de envíos.

Haga clic en Excel sobre la tabla de envíos y Trackberry descarga un libro llamado shipments-YYYY-MM-DD.xlsx con dos pestañas, Sea Freight y Air Freight, que corresponden a las dos tablas en pantalla (Carga marítima y Carga aérea).

Qué incluye:

• Las columnas que ve. El libro usa exactamente las columnas que activó en el selector Ajustar columnas, en el orden en que las arrastró. Si cambia sus columnas y vuelve a descargar, obtiene una hoja distinta. Consulte Personalizar columnas.
• Container / AWB y Checks siempre encabezan cada hoja.
• Las filas que está viendo. Su término de búsqueda, los filtros de etiquetas y la pestaña se aplican a la descarga. Las pestañas son Activos, Borradores, Requiere atención, Problemas de verificación, En riesgo y Archivados.
• Los días libres como número. La columna Días libres se exporta con el encabezado Free time left (days) y contiene el número de días libres que quedan, para que pueda ordenar y filtrar por ella en la hoja de cálculo. Es negativo cuando los días libres se han agotado, y queda vacío cuando no corre ningún plazo con días libres conocidos. Consulte Demora y días libres.

Es la forma más rápida de pasar una instantánea a una hoja de cálculo, compartir una lista con alguien fuera de Trackberry o alimentar un informe. Para un flujo de datos estructurado y repetible hacia un ERP, use uno de los métodos de integración que se describen abajo.

Métodos de integración #

Ofrecemos tres métodos de integración, según lo que admita su ERP:

Trabajamos con usted para configurar la integración que se adapte a su sistema, ya sea un ERP moderno en la nube, una solución tradicional local o un software heredado sin API.

Integración por API #

Si su ERP expone una API (REST, SOAP u otra), Trackberry puede enviar los datos de los envíos directamente. Es el método más rápido y fiable:

• Sincronización en tiempo real: los datos fluyen en cuanto se actualiza un envío
• Sin pasos manuales: totalmente automatizado, sin archivos que descargar ni subir
• Bidireccional si hace falta: también puede obtener datos de referencia de su ERP cuando sea necesario

Contáctenos para configurar una integración por API con su sistema.

Exportación de archivos #

Para los sistemas ERP que admiten la importación de archivos (Excel, CSV o similares), Trackberry genera archivos de exportación con el formato listo para importar.

Exportar un solo envío #

1. Abra el envío que quiere exportar
2. Haga clic en el botón Exportar de la barra de acciones, arriba a la derecha
3. El archivo se descarga automáticamente, listo para importarlo en su ERP

Exportar varios envíos #

Puede exportar varios envíos a la vez desde la lista de envíos:

1. Seleccione los envíos que quiere con las casillas
2. Haga clic en Exportar en la barra de acciones masivas
3. Trackberry genera un archivo por contenedor; si su selección abarca varios contenedores, los archivos se agrupan en un archivo ZIP

Consulte la guía Acciones masivas para saber más sobre cómo trabajar con varios envíos.

Antes de exportar: verificaciones sin resolver #

El archivo de exportación envía las cifras de cajas, pallets, peso y precio directamente a su ERP, que no volverá a comprobarlas. Por eso Trackberry pregunta primero cuando esas cifras están en duda.

En la página del envío, el botón Exportar se vuelve ámbar cuando el envío tiene un problema sin resolver con esas cifras. Pase el cursor sobre él para ver la lista bajo Las cifras no están verificadas:. Cuentan dos cosas:

• Un resultado fallido o con advertencia en La factura coincide con la lista de empaque, El número de cajas coincide, Los pesos totales coinciden, El número de pallets coincide o El total de la factura coincide. No se cuentan las verificaciones que su organización haya desactivado. Consulte Verificaciones de calidad.
• Una corrección de documento que sigue abierta o que se dispensó. Una corrección dispensada genera una advertencia en cada exportación.

Al hacer clic en el botón ámbar se abre una página titulada ¿Exportar con verificaciones de datos sin resolver?, que muestra cada envío y lo que tiene abierto. Elija Exportar de todos modos para descargar el archivo tal como está, o Cancelar para volver. Una exportación masiva hace la misma pregunta e indica cuántos de los envíos seleccionados están afectados.

Para quitar la advertencia, corrija los datos del envío o pida a un administrador que marque la verificación como resuelta. Una corrección deja de generar advertencias cuando se verifica y se cierra, o cuando se cancela. La descarga en Excel de la lista de envíos nunca pregunta.

Qué incluye #

El archivo de exportación contiene:

Metadatos: información de resumen (cliente, semana de salida, buque, puerto, moneda, totales)

Datos de las líneas de empaque: una fila por línea, con:

• Número de contenedor
• Nombre del producto, variedad y marca
• Calibre / conteo por tamaño
• Número de cajas, número de pallets
• Peso por caja, peso neto, peso bruto
• Tipo de producto (orgánico / convencional)
• GGN (número GLOBALG.A.P.) cuando está disponible
• Asignación a clientes (a partir de las preasignaciones)

Datos de preasignación #

Si preasignó cajas de las líneas de empaque a clientes, la exportación lo refleja. Cada asignación genera una fila aparte con el nombre del destinatario y el número de cajas asignadas, además del cálculo proporcional de los pesos.

Las cajas sin asignar aparecen en una fila aparte.

Formatos compatibles #

• TradaBase (XLSX): formato de 22 columnas que corresponde a la plantilla de importación de TradaBase

La exportación a TradaBase hace más que renombrar columnas. Reorganiza los datos para que TradaBase los agrupe correctamente al importarlos:

• Los nombres de los consignatarios se ajustan a la ortografía que usa TradaBase. Los documentos escriben un mismo cliente de una docena de formas distintas: acentos, puntuación, B.V. frente a BV, un UK añadido. Trackberry hace corresponder cada consignatario con el nombre exacto de la empresa que tiene guardado TradaBase, ya que TradaBase compara esa cadena carácter por carácter. Cuando varias empresas hermanas comparten un nombre comercial y el documento no dice cuál es, el nombre se exporta sin cambios y se señala en lugar de adivinarlo, porque una suposición errónea archivaría el envío bajo la empresa equivocada.
• La variedad incluye el calibre y la categoría. Para aguacate, granada, mandarina y arándano, el calibre y la categoría de clasificación se integran en el nombre de la variedad con el formato que espera TradaBase, para que separe los lotes correctamente.
• Los arándanos envían su formato de empaque en la columna de peso. TradaBase construye el nombre de la unidad a partir de esa columna, y un peso por caja sin más produciría una unidad sin sentido, así que Trackberry envía 12 x 125g Clamshell en lugar de 1.5.

¿Necesita otro formato? Podemos agregar plantillas de exportación para su ERP. Contáctenos y lo configuramos.

Automatización de la interfaz #

Para los sistemas ERP heredados que no admiten API ni importación de archivos, Trackberry puede usar un simulador de mouse y teclado para ingresar los datos directamente en la interfaz de su software. Funciona con cualquier aplicación, incluso con sistemas antiguos que solo tienen interfaz gráfica.

El simulador:

• Abre su aplicación ERP
• Navega a las pantallas correctas
• Completa los datos del envío campo por campo
• Valida las entradas sobre la marcha

Este enfoque requiere una sesión inicial de configuración en la que mapeamos las pantallas y los campos de su ERP. Una vez configurado, funciona automáticamente.

Precios #

Configuración #

Mantenimiento continuo #

Todas las integraciones incluyen una cuota mensual de mantenimiento para que todo siga funcionando sin problemas:

La cuota cubre el mantenimiento rutinario para que nunca tenga que preocuparse por costos inesperados. Si el proveedor de su ERP publica una actualización que afecta a la integración, la corregimos como parte de la cuota.

Cómo empezar #

Escriba a nuestro equipo a support@trackberry.com para hablar de su configuración. Le recomendaremos el mejor método de integración y le enviaremos un presupuesto detallado.

Expandir la tabla de empaque #

Al revisar los datos de empaque antes de exportar, puede expandir la tabla a todo el ancho para ver mejor todas las columnas. Haga clic en el botón Expandir en la esquina superior derecha de la tabla de empaque para ocultar la barra lateral y darle a la tabla todo el ancho de la página. Haga clic en Contraer para volver al diseño normal.

Es especialmente útil cuando la tabla tiene muchas columnas (calibre, categoría, cajas, pesos, precios, asignaciones) y quiere verlo todo sin desplazarse en horizontal.

Consejos #

• La exportación y la sincronización funcionan mejor cuando todos los documentos de la lista de empaque se han procesado y aprobado
• Asegúrese de que las preasignaciones estén actualizadas antes de exportar: los datos reflejan el estado actual
• Use el botón Expandir de la tabla de empaque para revisar todas las columnas antes de exportar
• Escriba a nuestro equipo a support@trackberry.com para decidir qué método de integración le conviene