Gestionar su equipo

Objetivo #

Dar acceso a sus colegas con el nivel adecuado y controlar qué direcciones de correo electrónico pueden enviar documentos a su organización.

Antes de empezar #

• Rol de administrador o propietario para invitar o quitar miembros, y para acceder a Configuración de la organización y Facturación. Los miembros no pueden invitar, quitar ni cambiar roles.
• Rol de propietario para hacer propietario a otro miembro. Es lo único que un propietario puede hacer y un administrador no.
• Las direcciones de correo desde las que escriben sus proveedores, si va a configurar remitentes aprobados.

A ambas páginas del equipo se llega desde Configuración de la organización, en el menú de su avatar, arriba a la derecha. Haga clic en Gestionar miembros en Miembros del equipo, o en Gestionar invitaciones en Invitaciones pendientes.

Invitar miembros #

Los administradores y propietarios pueden invitar a nuevos miembros del equipo:

1. Vaya a la página Miembros y haga clic en Invitar miembro
2. Ingrese la dirección de correo electrónico
3. Seleccione un rol: Miembro o Administrador
4. Haga clic en Enviar invitación

Una invitación no puede convertir a alguien en propietario. Una vez que la persona se haya unido, un propietario puede hacer clic en Hacer propietario junto a su nombre en la página Miembros.

La persona invitada recibe un correo con un enlace. Cuando hace clic en él: - Si tiene una cuenta de Trackberry, se agrega automáticamente a su organización - Si no la tiene, primero se le guía para crear una cuenta

Invitaciones pendientes #

La página Invitaciones pendientes muestra las invitaciones que aún no se han aceptado, con quién envió cada una y el rol que otorga. Haga clic en Cancelar para retirar una. Las invitaciones aceptadas desaparecen de la lista; la persona aparece ahora en la página Miembros.

No hay botón para reenviar. Si alguien no recibió el correo, verifique la dirección, cancele la invitación y envíe una nueva.

Permisos por rol #

Quitar miembros #

Los administradores y propietarios pueden quitar miembros:

1. Vaya a Miembros
2. Busque al miembro que desea quitar
3. Haga clic en Quitar y confirme

No puede quitarse a sí mismo ni quitar al único propietario de la organización. Para reemplazar a un propietario que se va, primero haga propietario a otra persona.

Quitar a un miembro revoca su acceso de inmediato. Sus acciones anteriores se conservan en el Registro de actividad.

La configuración de su propia cuenta, como su dirección de correo electrónico, los teléfonos con sesión iniciada y la eliminación de la cuenta, se explica en Su cuenta.

Remitentes aprobados #

Controle quién puede enviar documentos a su organización gestionando los Remitentes aprobados.

Agregar remitentes aprobados #

1. Vaya a Configuración de la organización → Remitentes aprobados
2. Haga clic en Agregar remitente
3. Ingrese una dirección de correo electrónico o un comodín de dominio:
   • sender@example.com: aprueba una sola dirección de correo electrónico
   • *@example.com: aprueba todos los correos de ese dominio
4. Haga clic en Agregar remitente

Cómo funciona #

• Los documentos de remitentes aprobados se procesan automáticamente
• Los documentos de remitentes desconocidos se marcan para revisión manual
• Los comodines de dominio (por ejemplo, *@supplier.com) coinciden con cualquier correo de ese dominio

Buenas prácticas #

• Agregue a sus proveedores y socios habituales como remitentes aprobados
• Use comodines de dominio (*@supplier.com) cuando quiera aprobar a toda una empresa
• Revise periódicamente su lista de remitentes aprobados
• Quite a los remitentes con los que ya no trabaja