Recepción de envíos
Registrar un contenedor con antelación
Cree un envío borrador a partir de una confirmación de reserva para tener el contenedor en Trackberry, con seguimiento, antes de recibir los documentos.
4 min de lecturaÚltima actualización
Objetivo
Registrar un contenedor en cuanto tenga la confirmación de la reserva, para que esté en Trackberry antes de que exista cualquier documento.
Antes de empezar
- Un número de B/L, de contenedor o de AWB, exactamente como figura en la
reserva (por ejemplo,
MSCU1234567). Es el número con el que se asociarán los documentos posteriores. - Una ETA y un puerto de descarga. Ambos son obligatorios.
- Nada más. Crear un borrador es gratis y no consume cuota del plan.
Cuándo usar un borrador
Un envío borrador registra un contenedor antes de que lleguen la lista de empaque y los demás documentos. Es útil cuando:
- Sabe que el contenedor está en camino, pero aún no le han enviado los documentos
- Quiere seguir el buque y su ETA de inmediato
- Necesita asignar pallets o avisar a los receptores antes de recibir los documentos
Los envíos borrador llevan la insignia Ingreso manual en toda la interfaz, para distinguirlos fácilmente de los envíos totalmente procesados.
Crear un envío borrador
- Vaya a Envíos y haga clic en Nuevo envío
- Haga clic en Crear borrador sin documentos (debajo del área de carga)
- Complete los campos obligatorios y haga clic en Crear envío borrador
Campos obligatorios
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número de B/L, contenedor o AWB | El número con el que se asocian los documentos y los correos de prealerta posteriores (por ejemplo, MSCU1234567) |
| ETA | Fecha estimada de llegada al puerto de descarga |
| Puerto de descarga | Puerto de destino (por ejemplo, Rotterdam, NL) |
| Producto | El tipo de producto fresco del contenedor |
Campos opcionales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| ETD | Fecha estimada de salida del puerto de carga |
| Puerto de carga | Puerto de origen |
| Iniciar seguimiento ahora | Registra el número con la naviera de inmediato, sin esperar el documento de transporte |
| Tipo de transporte | Marítimo (predeterminado), Aéreo o Terrestre |
| Embarcador / productor | Nombre del exportador o productor |
Iniciar el seguimiento
Un borrador creado a mano no tiene seguimiento hasta que usted lo pida o hasta que llegue su documento de transporte. Marque Iniciar seguimiento ahora en el formulario para registrar el número con la naviera al crear el borrador. Si lo deja sin marcar, la página del borrador muestra una tarjeta El seguimiento aún no ha comenzado con un botón Iniciar seguimiento, para que pueda iniciarlo más tarde. Los envíos terrestres no tienen seguimiento. Consulte Seguimiento de contenedores.
Qué pasa después
Cuando los documentos llegan por correo
Cuando un proveedor o agente de carga envía la lista de empaque a su bandeja de entrada de Trackberry, Trackberry asocia automáticamente el documento recibido con el envío borrador mediante el número de contenedor. El borrador pasa entonces a ser un envío completo: se extraen los datos de la lista de empaque, se cargan los pallets y se quita la insignia de ingreso manual.
No hace falta ninguna acción manual. El correo con el documento se procesa exactamente igual que si no se hubiera creado ningún borrador.
Consejo: Asegúrese de que el número de contenedor del borrador coincida exactamente con el de la lista de empaque (por ejemplo,
MSCU1234567, noMSC U 1234567). Trackberry normaliza los espacios y las mayúsculas, pero un número incorrecto impedirá la asociación automática.
Cargar documentos manualmente
Si recibe los documentos por otra vía (por ejemplo, una carpeta compartida o WhatsApp), puede adjuntarlos directamente al borrador:
- Abra el envío borrador
- Haga clic en Agregar más en la sección de documentos
- Cargue la lista de empaque en Agregar más documentos y haga clic en Guardar cambios: la extracción comienza de inmediato
Facturación
Crear un envío borrador es gratis. El uso de su plan solo se contabiliza cuando:
- Se procesan documentos de embarque (extracción de la lista de empaque)
- Se activa el seguimiento del contenedor
Un borrador que nunca se asocia con documentos no consume cuota del plan.
Editar un borrador
Todos los campos de un envío borrador se pueden editar después de crearlo en la página de configuración del envío, incluidos el número de contenedor, la ETA y el tipo de producto. Cambiar la ETA envía las notificaciones habituales de cambio de ETA a los miembros de su equipo, pero solo si ya había una ETA y el cambio es significativo.
Limitaciones
- Los envíos borrador aún no tienen datos de pallets ni de calidad: solo se muestran los datos del contenedor que ingresó manualmente.
- El seguimiento del contenedor (actualizaciones de posición en vivo) solo empieza cuando marca Iniciar seguimiento ahora, hace clic en Iniciar seguimiento en la página del borrador o llega un documento de transporte.
- Los borradores no aparecen en la lista Activos. Tienen su propia pestaña Borradores en la lista de envíos, con un contador, y una búsqueda desde Activos los sigue encontrando. Consulte Lista de envíos y archivado.