Pedidos de compra

Objetivo #

Asociar las líneas de una factura de proveedor a sus propios artículos a través del pedido de compra en el que se compraron, y que Trackberry compare cada línea con ese pedido: cantidad, precio y medidas.

Antes de empezar #

• El catálogo de productos activado. Los pedidos de compra están junto a sus productos y referencias de proveedor, en Productos, en una tercera pestaña. Están disponibles para las organizaciones que mantienen un catálogo (mercancía general por defecto).
• Sus artículos cargados. Una línea de pedido apunta a un artículo por su código del ERP, así que cargue primero el catálogo. Vea recepción de envíos.
• Cualquier rol salvo Solo lectura para subir archivos. Quien tiene Solo lectura puede ver la lista, pero no cambiarla.
• Proveedores que impriman su número de pedido en cada línea de la factura. Muchos lo hacen («Po No.», «Your order», «Customer PO»). El número se lee de la línea al extraer la factura. Una línea sin número se asocia como siempre.

Qué pedir a su ERP #

Una exportación de sus líneas de pedido de compra abiertas, una fila por línea de pedido, en CSV o XLSX. Estas columnas, con los nombres que use su ERP (se reconocen encabezados en inglés y en español):

Pida la lista completa de lo que está abierto, no solo lo que cambió: el archivo es la forma en que Trackberry sabe que una línea ya no está abierta. Expórtela una vez al día, o cuando haga o reciba muchos pedidos. Un extracto por proveedor también sirve: solo se tocan los proveedores que aparecen en el archivo.

Subir la exportación #

1. Abra Productos, luego Pedidos de compra y después Subir pedidos de compra.
2. Elija el archivo. Trackberry lo lee en segundo plano y encuentra las columnas por sí mismo. Si no está seguro, le muestra las columnas para que las confirme. El siguiente archivo con los mismos encabezados se lee sin preguntar.
3. Revise la previsualización. Todavía no se ha guardado nada. Muestra:
   • Líneas nuevas: líneas de pedido que Trackberry no tenía.
   • Líneas modificadas: una cantidad, un precio, una fecha o un artículo distintos.
   • Líneas reabiertas: líneas que estaban cerradas y vuelven a estar abiertas.
   • Líneas cerradas: líneas abiertas que el archivo ya no trae.
   • Códigos de artículo que no están en su catálogo y proveedores sin identificar: esas líneas se conservan, pero no pueden asociarse a nada hasta que se conozca el artículo o el proveedor. La siguiente subida lo corrige.
4. Elija Confirmar importación.

Una celda vacía nunca borra lo que la línea ya tiene. Las líneas nunca se eliminan, solo se cierran, así que siempre puede ver el historial en la pestaña Cerradas.

Qué se cierra #

En la previsualización elige qué pasa con las líneas abiertas que el archivo no trae:

• Solo actualizar los proveedores de este archivo (por defecto). Se cierran las líneas abiertas de los proveedores que nombra el archivo y que este ya no trae. Un archivo con los pedidos de Progum nunca cierra los de Fijaciones. Un archivo sin columna de proveedor no nombra ninguno, así que esta opción no está disponible y no hay nada seleccionado para cerrar.
• Este archivo lista todas las líneas de pedido abiertas. Se cierra toda línea abierta que el archivo no trae, sea cual sea el proveedor.
• No cerrar nada. Solo se agregan y actualizan líneas.

Cada opción muestra cuántas líneas cerraría. Si la opción elegida cerrara más de la mitad de sus líneas abiertas, debe marcar una casilla para confirmarla. ¿Sube el archivo por partes? Deje la opción por defecto y envíe un proveedor a la vez.

Si se confirmó una importación más reciente después de subir un archivo, el archivo más antiguo se rechaza: súbalo de nuevo para que no deshaga la más reciente.

Los pedidos se distinguen por serie, número y línea, por proveedor: AA/100 y BB/100 son dos pedidos, y PO-35264, PO 35264 y 0035264 se escriben distinto pero son el mismo número. Un archivo que más adelante incorpora números de línea conserva las líneas que ya tenía.

Subir la exportación por correo electrónico todavía no está disponible. Súbala desde la página.

Cómo se asocian las facturas #

Cuando una línea de factura imprime su número de pedido, Trackberry busca sus líneas de pedido abiertas con ese número, de ese proveedor, que tengan artículo. Las líneas de pedido sin proveedor solo cuentan cuando el proveedor no tiene ningún pedido con ese número. El número se compara sin puntuación ni ceros a la izquierda, y la serie debe coincidir cuando la factura imprime una: AA/35.264, AA-35264 y aa/0035264 son el mismo pedido, BB/35264 no. Una factura que imprime solo 35264 encaja cuando su proveedor tiene una única serie con ese número.

Un número de pedido por sí solo es un testigo débil, porque los números se reutilizan y los proveedores imprimen lo que quieren. Por eso una asociación solo se confirma cuando la línea de pedido también coincide con la línea de factura en otra cosa: el precio unitario, la cantidad (pedida o por llegar), el tipo y las medidas, la descripción o el número de pieza. Si no, el artículo se sugiere, con la marca y la cruz habituales para que usted decida.

• Encaja un solo artículo y la línea de pedido coincide: la línea se asocia y queda confirmada. La columna Artículo dice Por pedido AA/35.264, y al pasar el cursor se ve lo que dice el pedido: cantidad pedida, cantidad por llegar y precio.
• Encajan varias líneas de pedido: Trackberry las reduce por precio unitario, luego por cantidad, luego por las medidas de la descripción y por último por la descripción misma. Si queda un solo artículo, la regla anterior decide entre confirmada y sugerida.
• Siguen siendo varios artículos: se sugiere el mejor.
• No encaja ninguno: la línea se asocia de la forma habitual, por referencia del proveedor.

Una referencia de proveedor que alguien confirmó para otro artículo prevalece sobre el pedido: el artículo del pedido ni siquiera se ofrece. Una asociación por pedido nunca reemplaza un artículo que usted eligió, y un artículo que usted rechazó no se vuelve a ofrecer para esa línea. Después de cada subida, las líneas de sus envíos abiertos que siguen sin asociar o solo sugeridas se vuelven a asociar, y también las de una línea de pedido cuyo artículo cambió (salvo las que usted eligió).

Qué se recuerda #

Una asociación confirmada por pedido (la que algo más que el número de pedido corroboró) enseña a Trackberry, de modo que el siguiente envío no necesita el pedido:

• Una línea con número de pieza real para el que su proveedor todavía no tiene referencia obtiene una referencia de proveedor confirmada, que se muestra como Desde pedido de compra. Una referencia existente, suya o de una importación del ERP, no se toca.
• Una línea sin número de pieza (o solo con un tipo como UN) se recuerda por su descripción: la siguiente línea de ese proveedor con exactamente las mismas palabras y los mismos números se asocia al mismo artículo. UN 32.0 X 40.0 es igual que un 32 x 40, y nunca igual que UN 32.0 X 45.0. Lo que usted elige o confirma también se recuerda así, pero solo como sugerencia hasta que lo confirme en un segundo envío, y una asociación que usted rechaza deja de ser de fiar. Una descripción aprendida de una asociación por pedido corroborada es de fiar desde el principio.

Controles contra el pedido #

Las líneas de factura asociadas por pedido las revisa La factura coincide con los pedidos de compra:

• Cantidad: facturar más de lo que la línea de pedido tenía por recibir cuando se asoció la línea hace fallar el control, así que la mercancía recibida después no hace fallar una factura correcta. Varias líneas de factura sobre una misma línea de pedido se suman.
• Precio: un precio unitario distinto del del pedido lo hace fallar, comparado con la precisión con que lo imprime la factura, y solo para precios por pieza en la misma moneda.
• Medidas: una descripción con medidas distintas a las del pedido («UN 32.0 X 45.0» frente a «UN 32.0 X 40.0») es una advertencia, no un fallo.

Como los demás controles, un administrador puede reconocer un fallo cuando el proveedor tiene razón y el ERP no, y el control puede desactivarse en los ajustes de controles de la organización.

Preguntas frecuentes #

Mis números de pedido tienen un prefijo que la factura no imprime. ¿Coincidirán? #

Sí. Un prefijo de letras seguido de una barra se ignora en ambos lados, igual que los espacios, puntos y guiones.

La factura solo trae el número de pedido del propio proveedor. #

El número del proveedor (el rotulado «Order No.») no es su pedido de compra, así que no se usa. Solo se usa el número rotulado como suyo.

Una línea se asoció al artículo equivocado. #

Elija el correcto en la columna Artículo. Su elección prevalece sobre cualquier asociación posterior por pedido y se recuerda.