Empresas

Objetivo #

Mantener una sola entrada por cada proveedor, agente de carga y cliente de sus envíos, aunque los documentos escriban la misma empresa de una docena de formas. Indicar a Trackberry cuáles son sus empresas, para que pueda determinar si un envío es una importación, una exportación o un traspaso dentro de su grupo.

Antes de empezar #

• Nada que configurar. Las empresas se llenan solas a partir de sus documentos. Abra el menú de usuario, debajo de su avatar, y elija Empresas.
• Cualquier miembro salvo Solo lectura puede agregar y editar empresas, corregir sus nombres e indicar «somos nosotros». Quien tiene Solo lectura puede ver la lista.
• Un administrador es necesario para eliminar una empresa, fusionar dos, marcar una empresa como suya y elegir su empresa principal. Estas acciones no se pueden deshacer o cambian cómo se clasifican sus envíos.

Cómo aparecen las empresas #

No tiene que crearlas. Cuando un documento menciona una empresa, Trackberry busca su nombre entre los que ya conoce y encuentra la empresa o crea una entrada nueva.

• Los nombres se comparan con flexibilidad. Las mayúsculas, los acentos y la forma jurídica al final no hacen distintos a dos nombres: «PROGUM CO., LTD» y «Progum Co Ltd» son una sola empresa. Los nombres en otros alfabetos se mantienen separados.
• El proveedor sale de la mejor fuente, no del remitente que se haya escrito: primero el vendedor de la factura, luego el expedidor del B/L hijo y luego la lista de empaque, el aviso previo o la reserva. Nunca es el B/L maestro, cuyo expedidor en una consolidación es el consolidador de origen. Cuando una consolidación tiene dos vendedores, el envío muestra Varios proveedores y cada línea se asocia con el proveedor de su propio documento.
• Una empresa conocida solo como agente de carga nunca se convierte en proveedor. Su nombre pasa a la pestaña Revisar.
• La decisión de una persona prevalece. Lo que una persona decidió no se sobrescribe cuando los documentos se vuelven a leer.

El remitente, el consignatario y el agente de carga de un envío enlazan a su empresa, y también lo hacen la lista de envíos y el panel.

La página Empresas #

Las pestañas filtran por rol: Todas, Proveedores, Agentes de carga, Clientes y Revisar. Busque por nombre o por cualquiera de los otros nombres de una empresa. Sus propias empresas aparecen primero, con la principal al frente, marcadas como Su empresa.

Cada fila muestra los roles de la empresa, su país, su código ERP, cuántos nombres usa y cuántos envíos tiene. Ver los envíos de [nombre] abre su lista de envíos filtrada por esa empresa.

Agregar o editar una empresa #

1. Elija Agregar empresa, o Editar en una fila.
2. Indique el Nombre, el País y el Código ERP. El código ERP es el código que su sistema contable o ERP usa para la empresa. Las importaciones de catálogo lo usan para reconocer la columna del proveedor. Vea Catálogo de productos.
3. Marque sus Roles: Proveedor, Agente de carga, Cliente. Una empresa puede tener varios. Sus propias empresas no tienen ninguno.
4. Elija Guardar.

La página de la empresa enumera, en Nombres, todos los nombres que los documentos han usado para ella. Cualquier documento con uno de esos nombres se asocia con esta empresa. Si un nombre se asignó a la empresa equivocada, elija Quitar a su lado. El nombre actual de la empresa no se puede quitar: cámbiele primero el nombre a la empresa. Los documentos que usen un nombre quitado crearán una empresa nueva la próxima vez.

Fusionar dos empresas #

Cuando una empresa está dividida en dos entradas, abra una y use Fusionar con otra empresa. Busque la otra en la lista y elija Fusionar. Esto es para administradores.

La empresa que fusiona se elimina. Sus nombres, sus envíos y sus referencias de proveedor pasan a la que eligió, de modo que el próximo documento con cualquiera de los dos nombres llega a la que permanece. Si la fusiona con una de sus propias empresas, sus referencias de proveedor se eliminan y sus envíos se vuelven a calcular. Si ambas empresas tienen el mismo número de parte, solo se conserva la mejor referencia. Esta acción no se puede deshacer. Una de sus propias empresas solo se puede fusionar con otra de sus propias empresas.

Eliminar una empresa #

Eliminar empresa es para administradores y no se puede deshacer. Sus envíos conservan el texto y se desvinculan de ella, y sus referencias de proveedor se eliminan con ella. Si los documentos la mencionan de nuevo, vuelve. Para combinar dos formas de escribir un nombre, fusione en su lugar. Su propia empresa no se puede eliminar.

Sus propias empresas #

Trackberry necesita saber quién es usted, o tomaría su propia empresa por un proveedor. Su organización empieza con una empresa que lleva su nombre, su empresa principal. A partir de ahí se determina la dirección de cada envío:

• Cuando el remitente es usted, el envío es una exportación y el consignatario pasa a ser su cliente.
• Cuando el consignatario es usted, es una importación y el lado del remitente da el proveedor.

La pestaña Revisar #

Revisar enumera nombres en envíos donde ninguna de las partes coincidió con una de sus empresas. A menudo uno de ellos es usted con un nombre que Trackberry aún no conoce, como «JIOrings S.L.» por «JIORINGS SL». Elija Somos nosotros a su lado y todos los envíos con ese nombre se vuelven a calcular: como exportación donde es el remitente, como importación donde es el consignatario. El nombre se agrega a su empresa principal.

Si el nombre ya pertenece a otra empresa, o coincide con varias de las suyas, solo un administrador puede resolverlo, y la página le indica que se lo pida a uno. Entonces un administrador puede elegir Esta es una de nuestras empresas en la correcta.

Un grupo de empresas #

Un grupo puede ser una sola organización con varias entidades legales, por ejemplo una BV, una Ltd y una SL. Abra la página de cada empresa hermana y elija Esta es una de nuestras empresas. Cada una conserva su propio nombre, nombres, país y código ERP.

Los nombres se distinguen por su nombre completo con la forma jurídica y luego por el país: los documentos de la BV llegan a la BV, no a la SL. Un nombre sin forma jurídica que aún coincide con varias de sus empresas pasa a Revisar para que una persona elija, en lugar de adivinar.

Un envío de una de sus empresas a otra es intragrupo:

• La empresa que envía es su proveedor, y no tiene cliente.
• No cuenta para las cifras de proveedor de esa empresa.
• Lleva la etiqueta Intragrupo en la página del envío, y la página de la empresa muestra N envíos intragrupo.

Marcar o desmarcar una empresa vuelve a calcular los envíos afectados, así que dele unos momentos para actualizarse. La decisión de una persona sobre un envío se conserva.

La empresa principal #

La empresa principal es donde van los nombres agregados con Somos nosotros, y a la que pertenece el nombre de su propia organización. Cuando no hay ninguna definida, es la empresa que lleva el nombre de su organización, asociada con su forma jurídica. Trackberry nunca asciende a una empresa hermana por su cuenta. Un administrador puede elegir Convertirla en nuestra empresa principal en cualquiera de sus propias empresas. La empresa principal no se puede desmarcar ni eliminar. Use No es una de nuestras empresas en las demás si marcó una por error.

Preguntas frecuentes #

El mismo proveedor aparece dos veces. ¿Qué hago? #

Pida a un administrador que las fusione: abra la que quiere perder, elija Fusionar con otra empresa y escoja la otra. Ambas formas de escribir el nombre se reconocen entonces como la que permanece.

¿Por qué un nombre está en Revisar cuando claramente somos nosotros? #

Revisar enumera todos los remitentes y consignatarios de envíos donde nada coincidió con sus empresas. Si es usted, elija Somos nosotros. Si no es administrador y el nombre ya pertenece a una empresa, pida a uno que la marque como suya.

¿Una empresa puede ser proveedor y cliente? #

Sí. Los roles son casillas y puede marcar más de una. Sus propias empresas no tienen ninguno.

¿Por qué un envío perdió su cliente? #

Un envío entre dos de sus propias empresas es intragrupo, y un envío intragrupo tiene proveedor y no tiene cliente.

¿Eliminar una empresa elimina sus envíos? #

No. Los envíos conservan los nombres como texto y se desvinculan de la empresa.

¿Quien tiene Solo lectura puede agregar una empresa? #

No. Puede ver la lista y abrir los envíos de una empresa, pero no cambiar nada.

Para el lado de las personas de su organización, vea Gestionar su equipo.