Contenedores esperados

Objetivo #

Registrar lo que sus proveedores se comprometieron a enviar, semanas antes de que exista una reserva, una factura o un número de contenedor. Así ve lo que viene, guarda la proforma de cada proveedor junto a su contenedor y deja que Trackberry vincule cada contenedor esperado con su envío real cuando lleguen los documentos.

Antes de empezar #

• Nada que configurar. Los contenedores esperados están activados en todas las organizaciones. Abra el menú de usuario, debajo de su avatar, y elija Contenedores esperados.
• Cualquier miembro salvo Solo lectura puede planificar, editar, asociar y cancelar. Quien tiene Solo lectura puede ver la lista.
• Un contenedor esperado no es un envío. Es una línea de una lista de planificación. No se rastrea, no se factura y no aparece en su lista de envíos hasta que lo asocia con un envío que ya existe.
• Las funciones de correo empiezan con su primer contenedor. Guardar la proforma de un proveedor y leer un pedido desde un correo se activan cuando su organización ha planificado al menos un contenedor esperado. Hasta entonces esos correos se comportan como siempre.

Planificar contenedores con el formulario #

1. Abra Contenedores esperados y elija Planificar contenedores. La página se abre como Planificar contenedores esperados.
2. Complete lo que sepa:
   • Proveedor, Producto y Variedad.
   • Origen y Destino, por ejemplo Callao, Perú y Róterdam.
   • Pallets, con 20 por defecto, un contenedor lleno.
   • Valor por contenedor y su moneda (USD al empezar). Es el valor del contenedor completo, no de una caja.
3. En Calendario, elija la Primera semana ETD e indique cuántos: Cargas por semana durante un Número de semanas. La semana ETD es la semana en que el contenedor sale del origen, y se muestra con su número y sus fechas.
4. Abra Más detalles (opcional) para agregar un Número de pedido, un Calibre, Cajas y Notas. El número de pedido es la pista más fuerte para asociar, así que agréguelo siempre que lo tenga.
5. Elija Planificar contenedores.

Resultado: una línea por contenedor, cada una en su semana ETD, en la pestaña Planificados. La línea bajo el calendario muestra el total mientras escribe, por ejemplo = 29 contenedores · ETD 9 nov 2026 – 24 ene 2027.

Un ritmo que cambia #

El suministro rara vez es constante durante una temporada. Elija + Agregar un cambio de ritmo para añadir un paso: «3 cargas por semana durante 6 semanas, luego 8 por semana durante 10 semanas, luego 2 por semana durante 4». Cada paso empieza la semana siguiente a la que termina el anterior. Un calendario admite hasta 6 pasos, hasta 50 cargas por semana y 52 semanas por paso, y hasta 200 contenedores en total. Si necesita más, planifique en dos veces.

La ETA estimada #

Cuando el origen y el destino están en una de las rutas comerciales publicadas, Trackberry muestra ETA ≈ un rango de semanas junto al calendario y en cada fila planificada. Usa el tiempo de tránsito habitual de esa ruta, no datos en vivo, porque todavía no hay buque. Si ninguna ruta cubre sus dos lugares, no se muestra nada en lugar de una suposición.

Planificar desde una descripción #

Si prefiere escribir lo que acordó en lugar de llenar un formulario:

1. Elija Describir lo que pidió.
2. Escríbalo con sus propias palabras, en español o en inglés, hasta 4.000 caracteres. Por ejemplo: 5 contenedores de aguacate Hass por semana durante las próximas cinco semanas de Agrícola Andes, pedido PO-4500123, 1.320 cajas cada uno a USD 18 por caja.
3. Elija Proponer contenedores. Trackberry lee el texto durante unos segundos y la página se actualiza sola.
4. En Revise los contenedores propuestos, revise cada fila. Puede cambiar cualquier campo, Agregar una fila o quitar una. Conviene revisar enumera lo que Trackberry no tenía claro, por ejemplo un nombre de proveedor que no pudo ubicar.
5. Elija Planificar N contenedores. No se crea nada antes de este paso. Descartar elimina la descripción y no planifica nada.

Cada fila tiene una opción El precio es: Por caja, Por contenedor o Total de las cajas. Un total se convierte en un precio por caja y necesita el número de cajas. Un valor por contenedor se queda como lo escribió. La lista muestra el resultado como, por ejemplo, 18.000 USD para un valor por contenedor o 18 USD / caja.

Cada persona puede describir hasta 20 pedidos por hora, y ese cupo se comparte con los pedidos enviados por correo. Superado el límite, planifique a mano con el formulario. Una descripción que pide más de lo que cabe en una sola solicitud se recorta, y la página lo indica. Describa el resto en otra descripción.

Enviar el pedido por correo #

También puede enviar el pedido por correo a la dirección de entrada habitual de su organización, la que aparece en Dirección de correo de entrada en el menú de usuario. Escríbalo en el cuerpo, con palabras sencillas, como arriba. Trackberry responde con un enlace, Revisar y planificar, a la misma página de revisión. No se planifica nada hasta que usted confirme allí.

Un correo se lee como pedido solo si se cumple todo lo siguiente:

• Llega desde su propia dirección como miembro que puede planificar (no Solo lectura), y el correo realmente vino de esa dirección.
• No tiene ningún documento adjunto. Un archivo significa un correo de envío, y los adjuntos no se leen como pedidos. Si adjunta algo que no es un documento, la respuesta le avisa de que no se leyó.
• Inicia una conversación. Un reenvío cuenta; una respuesta no. Las respuestas automáticas de ausencia y el correo de listas nunca cuentan.
• El texto tiene lo necesario para ser un pedido y no menciona ningún número de contenedor, B/L, reserva o guía aérea. Un correo que menciona alguno es un aviso previo común.
• Su organización ya planificó un contenedor, y usted no ha superado el límite por hora.

Cualquier otro correo sigue el camino habitual y crea un envío como siempre. Mientras se lee el pedido, el correo también crea su borrador de envío habitual. Si el texto era un pedido, ese borrador se quita cuando usted planifica los contenedores. Si entretanto el borrador recibió un contenedor, un documento, una referencia u otros correos, se conserva y la página le dice por qué. Si el texto no resulta ser un pedido, se le informa en la página de revisión y el borrador queda como un envío común.

Proformas #

Un proveedor suele enviar por correo una factura proforma para pedir un pago anticipado, mucho antes de que exista un contenedor. Trackberry no la convierte en un envío. Guarda el archivo junto al contenedor al que pertenece.

Un correo se trata como una proforma sola cuando todos sus adjuntos procesables son facturas proforma (por el nombre del archivo), no menciona ningún contenedor, B/L ni reserva en el asunto o el cuerpo, y viene de un remitente en quien Trackberry confía. Un archivo llamado «Invoice for proforma 45.pdf» es la factura final, no una proforma, y sigue el camino habitual.

Entonces:

• Si el correo menciona el número de pedido de un contenedor planificado, en el asunto, luego en el nombre del archivo y luego en el cuerpo, la proforma se asigna a ese contenedor. Varios contenedores con un mismo número de pedido cuentan como una sola opción cuando son idénticos, y se queda con ella el más temprano.
• Si no menciona ninguno, espera en Proformas por ubicar, una pestaña que indica cuántas hay en espera. Para cada archivo puede elegir Asignar…, que abre Asignar una proforma para elegir un contenedor planificado, Planificar un contenedor a partir de ella o Descartar.

No se crea ningún envío, no se factura nada y el remitente no recibe respuesta. El correo aparece en la página de correos de entrada como Proforma guardada para un contenedor. Los archivos se analizan como cualquier otra carga, y uno bloqueado se marca y no se puede abrir.

Para guardar a mano una proforma, o cualquier otro archivo, en un contenedor, elija Editar en su fila y use Proforma y otros archivos. Cuando asocia el contenedor con un envío, sus archivos se copian al envío como archivos. Trackberry no lee estas copias. Los originales permanecen en el contenedor.

Asociar con el envío #

Cuando se han leído los documentos de un envío, Trackberry lo compara con sus contenedores planificados según cuatro pistas:

Un contenedor fuera de la ventana nunca se ofrece, porque los números de pedido se reutilizan de una semana a otra.

• Asociado automáticamente cuando nadie podría elegir razonablemente otra cosa: un número de pedido dentro de la ventana con un proveedor compatible, o el mismo proveedor, producto y semana para contenedores idénticos. Elegir cualquiera de «cinco contenedores idénticos esta semana» da el mismo resultado, así que se toma el más temprano. La fila muestra la etiqueta Automática.
• Sugerido cuando parece correcto pero no con seguridad. Bajo el contenedor ve Posible coincidencia: con el envío y las pistas que encajan, y elige Confirmar o Descartar. Una sugerencia descartada no vuelve. Se ofrecen como máximo 5.
• Asociado a mano con Asociar en la fila: busque por contenedor, B/L, referencia o proveedor y elija el envío. La etiqueta dice Manual.

Un envío retenido para su aprobación solo se sugiere, nunca se asocia automáticamente. Un envío que todavía no tiene ETD solo recibe contenedores que comparten un número de pedido. Un envío archivado se omite. Un envío admite tantos contenedores esperados como contenedores lleva.

En la página del envío, Contenedor esperado: muestra la semana y la asociación, con Desasociar. Al desasociar, el contenedor vuelve a planificado y los archivos copiados permanecen en el envío. Si un envío asociado se rechaza o elimina más tarde, sus contenedores vuelven a planificados por sí solos.

Trabajar con la lista #

Las pestañas muestran Planificados, Asociados, Cancelados y Proformas por ubicar, cada una con su cifra. Puede filtrar por proveedor, producto y semana ETD.

• Un contenedor planificado cuya semana ETD ya pasó muestra Con demora, y junto a las pestañas aparece una cuenta. Los proveedores se retrasan más a menudo de lo que salen antes, así que esta es su lista de contenedores a perseguir.
• Editar cambia cualquier campo de un contenedor. Cancelar pasa un contenedor planificado a Cancelados, y Reabrir lo devuelve.

Preguntas frecuentes #

¿Se factura un contenedor esperado? #

No. No es un envío. La facturación empieza cuando existe un envío real, como siempre. Vea Facturación.

¿Por qué mi correo de pedido se convirtió en un envío? #

Normalmente porque tenía un adjunto, era una respuesta, mencionaba un número de contenedor o de B/L, venía de una dirección que no es la de un miembro, o su organización aún no había planificado ningún contenedor. Planifique el primero con el formulario o con una descripción, y los siguientes pedidos podrán llegar por correo.

La proforma quedó en Proformas por ubicar. ¿Por qué? #

Su correo no mencionaba el número de pedido de ningún contenedor planificado, o ese número figura en varios contenedores que no son idénticos. Elija Asignar… y escoja el contenedor.

Un envío se asoció con el contenedor equivocado. #

Elija Desasociar en la página del envío o en la lista y luego Asociar con el correcto. Al desasociar se conservan los archivos ya copiados al envío.

¿Puedo asociar un contenedor con un envío que ya tiene uno? #

Las asociaciones automáticas y las sugerencias se detienen en el número de contenedores que lleva el envío. Asociar a mano no lo verifica, así que cuéntelos usted.

¿Tengo que asociar cada contenedor yo mismo? #

No. La mayoría de las asociaciones ocurren solas a medida que se leen los documentos. Revise de vez en cuando las sugerencias y la cuenta de Con demora.

¿Dónde pongo el número de pedido? #

En Más detalles (opcional) del formulario, o en las filas de revisión de una descripción. Es opcional, pero es la pista que hace fiable la asociación y la ubicación de proformas.

Para la documentación que sigue, vea Recibir documentos por correo electrónico y Pedidos de compra.