Biblioteca de documentos

Objetivo #

Encontrar cualquier documento de todos sus envíos sin abrirlos uno por uno, y enviar un mes o un año de documentación a un contador o auditor en un solo zip.

La página Documentos del menú superior reúne los documentos de todos los envíos aprobados, incluidos los archivados. Todos los miembros de su organización pueden usarla.

Antes de empezar #

• Envíos aprobados. Los envíos que siguen esperando en Pendiente de aprobación no están en la biblioteca. Consulte Recepción de envíos.
• Rol de administrador o propietario, si quiere cambiar la organización de las carpetas. Los demás pueden explorar, buscar y descargar.

Explorar por período #

La barra lateral muestra los años, del más reciente al más antiguo, y dentro de cada año los meses que tienen documentos. Cada fila muestra el número de documentos y su tamaño total, por ejemplo “1,395 · 2.1 GB”. El tamaño es la suma de los archivos almacenados, así que tómelo como una estimación del tamaño del zip. La página se abre en el mes más reciente.

Elija un mes o un año y sus envíos aparecen en un árbol de carpetas. Cada carpeta muestra un recuento de documentos y un tamaño. Cada tarjeta de envío muestra sus documentos y la etiqueta Archivado si el envío está archivado. Haga clic en un archivo para abrirlo.

La biblioteca muestra solo las versiones actuales. Un documento que fue reemplazado por uno más reciente no aparece en la lista, pero aun así puede incluirlo en un zip (consulte Versiones anteriores).

Qué fecha decide el mes #

Cada envío se archiva bajo una sola fecha. Use el selector Fechado por, junto al cuadro de búsqueda, para elegirla:

• Llegada: la ETA del envío o la ETA más temprana de sus contenedores.
• Salida: la ETD o la ETD más temprana de sus contenedores.
• Creación: el día en que se creó el envío en Trackberry.

Si un envío no tiene una fecha del tipo elegido, Trackberry usa una de las otras. El selector solo cambia su vista. El valor predeterminado viene de la configuración de carpetas.

Configurar las carpetas #

Los administradores y propietarios definen la organización de las carpetas en Configuración de la organización, en la tarjeta Carpetas de documentos. El botón Configuración de carpetas de la página Documentos lleva hasta allí. La organización se usa tanto en la página como dentro de cada zip. Los cambios se guardan a medida que los hace, y una línea Ejemplo: al final muestra el resultado con uno de sus envíos.

Agrupar carpetas por ofrece cuatro organizaciones listas para usar:

Elegir una conserva su configuración de fecha y de nombres de archivo.

Niveles de carpeta le permite crear su propia organización, del nivel más externo al más interno, con hasta cuatro niveles: Año, Mes, Semana, Producto, Proveedor o Destino. Un nivel no puede usarse dos veces. Si los cambia, la organización pasa a Personalizado. Defina todos los niveles como Ninguno para colocar las carpetas de envío directamente en la raíz.

Fechado por define la fecha predeterminada de la página y de los zips: Llegada, Salida o Creación. Cualquiera puede cambiarla en la página Documentos.

Nombre de la carpeta del envío construye el nombre de la carpeta de cada envío a partir de elementos: {date}, {produce}, {container}, {bl}, {reference}, {erp_reference}, {supplier} y {pod} (puerto de descarga). El nombre necesita al menos un elemento. {date} se escribe como AAAA-MM-DD. Cuando un envío no tiene número de contenedor, {container} usa el B/L, luego su referencia de ERP y luego la referencia de Trackberry.

Nombres de archivo controla los archivos dentro de cada carpeta de envío. Como se subieron conserva el nombre de archivo del remitente. Renombrados por tipo da nombres como Factura MSCU7317816.pdf, para que un zip no se llene de nombres de archivo del escáner. Un documento de tipo desconocido conserva su nombre original.

Buscar #

El cuadro de búsqueda busca en todos los períodos, no solo en el que tiene abierto. Puede escribir un número de contenedor, de B/L o de AWB, su referencia de ERP, un número de certificado o de factura, el nombre de un proveedor o cliente, un producto o un nombre de archivo.

Los números coinciden con o sin separadores, así que MSCU 123456-7 encuentra MSCU1234567. Cuando todas las palabras deben coincidir, sepárelas con espacios: aguacate factura encuentra las facturas de los envíos de aguacate.

Las palabras de tipo limitan los resultados a un tipo de documento. Funcionan en inglés y en español:

Si una palabra de tipo no encuentra nada, la búsqueda se repite con esa palabra como texto normal. Así, un proveedor llamado “Origin Fresh” se sigue encontrando.

Los resultados se agrupan por envío, con la llegada más reciente primero, y muestran solo las versiones actuales. Una búsqueda muestra como máximo 200 documentos. Si llega a ese límite, agregue otra palabra.

Descargar un zip #

Cada mes y cada año tiene un botón Descargar zip, y cada carpeta del árbol también tiene un botón de descarga. Una tarjeta de envío tiene Descargar todo, que comprime ese envío de inmediato. El zip sigue su organización de carpetas y sus nombres de archivo.

Un zip abarca como máximo un año. Para un período más largo, descargue un año a la vez.

Mientras se prepara #

Un mes o un año puede tener miles de archivos, así que el zip se prepara en segundo plano. El botón muestra Preparando… con un contador de archivos, por ejemplo “Preparando… 820 / 1,395 archivos”. Cuando el zip está listo, la descarga comienza sola.

Si tarda más de 30 segundos, una línea debajo del botón le indica que puede salir de la página. Entonces recibe un correo con un enlace de descarga cuando el zip esté listo. Las exportaciones que terminan en menos de 30 segundos no envían correo.

Su organización prepara un zip a la vez. Si ya se está preparando el zip de un colega, el suyo muestra Preparando… y comienza cuando termine el de él. Cada persona puede tener dos zips en curso a la vez.

La bandeja de Exportaciones #

El botón Exportaciones, en la parte superior de la página Documentos, muestra sus zips recientes. Cada uno indica su número de archivos, su tamaño y cuándo caduca. Los zips se conservan 7 días y luego se eliminan. Ver todas las exportaciones abre la lista completa.

Las exportaciones son personales. Usted ve los zips que solicitó y sus colegas ven los suyos.

Un botón listo también ofrece Preparar de nuevo, que incorpora los documentos agregados desde que se creó el zip.

Incluir versiones anteriores #

Cuando un proveedor envía un documento corregido, el anterior se conserva como versión reemplazada. Para incluir esas versiones en un zip, abra la flecha junto al botón de descarga y elija Incluir versiones anteriores. Cada carpeta de envío recibe entonces una carpeta “Reemplazados”, y cada archivo dentro lleva en su nombre la fecha en que se reemplazó, por ejemplo Lista de empaque MSCU7317816 (reemplazado el 2026-09-14).pdf.

Esto es útil cuando un auditor pregunta qué recibió usted antes de una corrección. Versiones actuales genera el zip sin ellas y es la opción predeterminada. Los íconos de descarga de la barra lateral siempre comprimen solo las versiones actuales.

En la página del envío #

Cada página de envío sigue teniendo su propia tarjeta Documentos, agrupada en Comerciales, Transporte, Certificados y Llegada. Un grupo Transporte o Certificados vacío lo indica, por ejemplo “Aún no hay conocimiento de embarque” o “Aún no hay certificado fitosanitario”. Descargar todos los archivos comprime ese envío de inmediato. Para reportar un problema con uno de los documentos, consulte Correcciones de documentos.

Preguntas frecuentes #

¿Los miembros que no son administradores pueden usar la página Documentos? #

Sí. Todos los miembros pueden explorar, buscar y descargar. Solo los administradores y propietarios pueden cambiar la organización de las carpetas.

¿Por qué falta un envío en la biblioteca? #

Probablemente sigue esperando en Pendiente de aprobación. Apruébelo y sus documentos aparecerán. Un documento que no superó el control de seguridad tampoco aparece.

¿Mi colega puede descargar un zip que preparé yo? #

No. Cada persona ve solo sus propias exportaciones. Su colega puede preparar el mismo zip desde su propia página Documentos.