Catálogo de productos

Objetivo #

Tener sus propios artículos en Trackberry, con los números de parte que cada proveedor usa para ellos, de modo que cada línea de factura y de lista de empaque muestre su código de artículo en lugar del del proveedor. Una factura de 300 líneas llega entonces lista para ingresar, sin volver a teclear cada código.

Antes de empezar #

• El catálogo activado. Un administrador lo activa en Configuración de la organización, General, Catálogo de productos. Las opciones son Usar el valor predeterminado de su perfil de mercancías, Activado y Desactivado. Por defecto está activado para mercancía general y desactivado para productos frescos, y una elección que usted haga se mantiene aunque cambie el perfil. Cuando está activado, Productos aparece en el menú de usuario, debajo de su avatar. Cuando está desactivado, la página no existe, y un enlace antiguo lo lleva al panel con un aviso.
• Una exportación de sus artículos desde su ERP, en CSV o XLSX. Vea Qué pedir a su ERP.
• Cualquier miembro salvo Solo lectura puede agregar y editar productos, subir un catálogo y asignar líneas de factura. Eliminar un producto requiere un administrador. Quien tiene Solo lectura puede ver.
• Empresas para sus proveedores. Las referencias de proveedor pertenecen a un proveedor, que en Trackberry es una empresa. Se crean a medida que llegan sus documentos. Vea Empresas.

Qué pedir a su ERP #

Una exportación de su lista de artículos, una fila por artículo, como CSV (hasta 20 MB) o archivo XLSX (hasta 5 MB). Los libros .xls antiguos no se admiten: guárdelos como .xlsx o .csv.

No necesita un formato especial. Trackberry encuentra la hoja, omite las filas de título, lee encabezados en siete idiomas y mira qué contiene cada columna, de modo que incluso un encabezado sin sentido puede reconocerse. Las columnas ocultas y las hojas adicionales no son problema. Pida la lista completa en lugar de solo lo que cambió.

Subir su catálogo #

1. Abra Productos y elija Subir catálogo, o Suba su catálogo si aún está vacío.
2. Elija el archivo y Subir y leer. Trackberry lo lee en segundo plano.
3. Si no está seguro de una columna, Revise las columnas muestra lo que encontró y resalta las que debe revisar. Elija la columna que contiene el SKU y las demás que quiera, marque Otras columnas para conservar como atributos y elija Ver los cambios. Un archivo con el mismo formato que una importación anterior se lee con las columnas que usted confirmó entonces.
4. Mire Qué cambiará. Aún no se ha guardado nada. Muestra:
   • Productos nuevos y productos Modificados, y cuántos están Sin cambios.
   • Referencias agregadas y Referencias actualizadas.
   • Conflictos: una referencia de proveedor solo puede apuntar a un producto, así que estas se dejan como estaban.
   • Las filas que omite, con el motivo: sin SKU utilizable, un SKU repetido (se conserva el primero), una referencia sin letras ni dígitos, un factor de conversión que no es un número positivo, o un proveedor que no pudo asociar con una sola empresa.
5. Elija Confirmar e importar. Puede salir de la página. La importación se ejecuta por lotes y continúa.

Resultado: sus artículos y sus referencias de proveedor están en Productos, y los envíos abiertos se vuelven a asociar.

Lo que una importación cambia y lo que nunca cambia #

• Nunca elimina un producto ni una referencia de proveedor.
• Los productos que faltan en el archivo solo se marcan como Descontinuado, y solo si Marcar como descontinuados los productos que faltan en este archivo está marcada. Cuando el archivo parece un extracto y no el catálogo completo, la casilla está desmarcada, así que el resto de su catálogo se deja como está. Un producto marcado que vuelve a figurar en un archivo posterior se reincorpora.
• Una celda vacía nunca borra lo que un producto ya tiene.
• Una corrección nunca se sobrescribe. Una referencia que usted agregó o cambió se queda como la dejó. Una que solo confirmó puede ser reasignada por una importación posterior. La vista previa enumera cualquier conflicto con el archivo.
• Una importación fallida se puede reintentar. Elija Reintentar la importación. Lo que se guardó se deja como está y no se duplica nada.

Agregar y editar productos a mano #

Agregar producto crea un artículo con un SKU, una Descripción y una Unidad. Editar en una fila abre la página del producto, donde también ve sus Atributos y sus Referencias de proveedor. La próxima importación sobrescribe la descripción y la unidad con las del archivo. Un producto que su última exportación ya no incluye muestra una etiqueta Descontinuado con la fecha.

Eliminar producto es para administradores. Elimina el producto y sus referencias de proveedor, y una nueva importación volvería a traerlo. Esta acción no se puede deshacer.

Referencias de proveedor #

Una referencia de proveedor dice «el número de parte OR-2-369 de este proveedor es mi artículo 1004». La pestaña Referencias de proveedor las enumera todas, con su proveedor (o Cualquier proveedor), su Factor de conversión, su Origen y su Estado.

• Las referencias Confirmada se usan para asociar líneas por sí solas.
• Las referencias Sugerida esperan a una persona. Nunca asocian una línea por sí mismas. Cuando hay alguna, el encabezado indica cuántas, y puede marcarlas y elegir Confirmar seleccionadas, o elegir Confirmar las N sugerencias del filtro actual.
• Origen indica de dónde vino: Importación o Del ERP, De los documentos, Desde pedido de compra, o Corrección cuando una persona la creó o la cambió.

Agregue una en la página de un producto con Agregar referencia: elija el Proveedor, escriba la Referencia del proveedor y fije el Factor de conversión si las unidades difieren. Al guardar se convierte en su corrección, confirmada y conservada en todas las importaciones posteriores. Filtre la pestaña por proveedor o estado, y busque por referencia, SKU o descripción.

Cuando un proveedor factura en cajas de 10 y usted cuenta piezas sueltas, fije el factor en 10. Cada línea lleva entonces su cantidad en sus unidades.

Líneas de un envío #

En la página del envío, las líneas de factura y la tabla de empaque ganan una columna Artículo. Encima, un resumen dice, por ejemplo, 48 de 52 líneas asignadas · 3 sugerencias · 1 por asignar. Mostrar solo las líneas por revisar oculta todo lo que ya está resuelto.

Para cada línea, la celda es una de tres cosas:

• Un artículo asignado. Su SKU, enlazado al producto. Pase el cursor para ver la descripción del producto. El lápiz lo cambia.
• Una sugerencia, en cursiva. Elija la marca de verificación para Confirmar este artículo, o la cruz para No es este artículo, que evita que ese artículo vuelva a ofrecerse para la línea.
• Elegir… para una línea sin nada. Abre Elija el artículo.

Cómo se asocia una línea #

Después de leer una factura o una lista de empaque, cada línea se asocia para el proveedor que nombra su propio documento, en este orden. Una referencia de proveedor confirmada (pasos 2 a 4) tiene prioridad sobre el número de pedido si no coinciden. Si no, gana la primera respuesta confirmada, y las sugerencias aparecen solo cuando nada confirmó la línea.

1. Por su número de pedido, cuando la factura imprime su número de pedido de compra en la línea. Vea Pedidos de compra. La celda muestra Por pedido AA/35.264.
2. La referencia exacta del proveedor.
3. La misma referencia sin distinguir mayúsculas, espacios ni puntuación.
4. Una referencia válida para cualquier proveedor.
5. Una descripción asociada antes. Una línea sin número de parte, redactada exactamente como una que una persona o un pedido de compra resolvió para el proveedor, con los mismos números. Se confirma cuando un pedido de compra resolvió esa redacción o una persona la resolvió en dos envíos, y en otro caso es una sugerencia.
6. Tipo y medida. Algunas facturas nombran el artículo como UN 135.0 X 150.0 X 12.0, sin código. Si exactamente un artículo dice lo mismo, la línea no tiene número de parte y el proveedor ya tiene una referencia a ese artículo, se asocia y se marca por medida. Si no, se sugiere.
7. Una descripción parecida a una que una persona asignó alguna vez. Siempre es una sugerencia.

Los pasos 2 a 4 solo leen referencias confirmadas. Una fila de empaque toma el artículo de la línea de factura con el mismo número de parte del mismo proveedor, nunca el de otro proveedor.

Elija el artículo usted mismo #

1. Elija Elegir… en una línea, o el lápiz en una ya asociada.
2. Escriba en el cuadro de búsqueda: su código de artículo, la referencia del proveedor, una medida o una palabra de la descripción. La búsqueda también encuentra un artículo por la referencia de cualquier proveedor, sin distinguir mayúsculas, espacios ni puntuación.
3. Elija el artículo.

Si nada coincide, el cuadro dice qué buscó y ofrece búsquedas con un clic a partir de la propia línea: su número de parte y luego sus primeras medidas como las escriben los catálogos. ¿Un artículo nuevo? le recuerda que la línea queda por asignar hasta que agregue el artículo a su ERP y vuelva a importar el catálogo, y enlaza a Importar su catálogo.

Elegir o confirmar un artículo enseña a Trackberry. La referencia del proveedor de esa línea se asigna al artículo, como corrección, de modo que la misma parte se asocia sola en el siguiente envío. Una línea sin número de parte utilizable se recuerda por su descripción. Una línea cuyo documento no nombra proveedor se asigna, pero no enseña nada, porque una referencia para «cualquier proveedor» asociaría esa parte en las líneas de todos los demás proveedores.

Si la referencia del proveedor ya está asignada a otro artículo, Trackberry pregunta antes: OR-2-369 de Progum está asignada a 1004; ¿cambiarla a 1007? Elija Cambiar la asignación o Mantenerla.

Cuándo se vuelven a asociar las líneas #

Las líneas se vuelven a asociar después de una importación del catálogo, después de agregar, cambiar, confirmar o eliminar una referencia, y después de cambiar un proveedor. Esto abarca solo los envíos abiertos: los envíos archivados y los que ya están en el almacén conservan sus líneas. Una elección suya nunca se sobrescribe, ni por una ejecución posterior ni por volver a leer el documento.

Preguntas frecuentes #

¿Por qué no hay una entrada Productos en mi menú? #

El catálogo está desactivado en su organización. Un administrador puede activarlo en Configuración de la organización, General, Catálogo de productos. Está activado por defecto para mercancía general y desactivado para productos frescos.

La importación omitió una referencia de proveedor. ¿Por qué? #

La vista previa da el motivo. Los habituales son un proveedor que no pudo asociar con una sola empresa, una referencia que nombra a su propia empresa como proveedor, o un factor de conversión que no es un número positivo. Corrija el archivo o agregue la referencia a mano en el producto.

Una línea dice «Elegir…» pero el artículo está en mi ERP. #

Probablemente aún no está en Trackberry. Vuelva a importar el catálogo, o busque en el catálogo por la referencia del proveedor. Las líneas que siguen por asignar se vuelven a asociar después de una importación.

Dos artículos tienen la misma referencia de proveedor. #

Una referencia solo puede apuntar a un producto. La importación conserva la primera, o la que usted fijó, y enumera el conflicto en la vista previa.

¿Una nueva importación deshará mis correcciones? #

No. Una referencia que usted agregó o cambió es una corrección y ninguna importación la sobrescribe. Una que solo confirmó puede ser reasignada por una importación posterior.

¿Puedo asociar líneas también con un pedido? #

Sí. Cargue sus líneas de pedido de compra abiertas y las facturas que imprimen su número de pedido se asocian a través de ellas y se comparan con el pedido. Vea Pedidos de compra. Para recibir los archivos con los que empieza todo, vea Recepción de envíos.