Seguimiento de envíos
Lista de envíos y archivado
Encuentre los envíos que lo necesitan con las pestañas de la lista y deje que Trackberry archive los que ya terminaron o quedaron inactivos.
6 min de lecturaPublicado
Objetivo
Mantener la lista Activos limitada a los envíos que realmente están en movimiento, y encontrar en las demás pestañas los que lo necesitan. Entender cuándo y por qué Trackberry archiva un envío por usted.
Antes de empezar
- Cualquier rol puede usar las pestañas y archivar o desarchivar un envío.
- Rol de administrador o propietario para cambiar la configuración de archivado automático, que está en Configuración de la organización.
Las pestañas
Las pestañas están encima de la lista de envíos, en este orden. Activos y Archivados siempre aparecen. Las demás solo aparecen cuando tienen algo, y cada una muestra un contador con el número de envíos que contiene. Los envíos archivados nunca se cuentan en un contador.
| Pestaña | Qué contiene | Cuándo aparece |
|---|---|---|
| Activos | Envíos validados, en tránsito, que llegaron o están en almacén, y no archivados | Siempre |
| Borradores | Envíos todavía en borrador, a la espera de documentos o de que alguien los valide | Cuando hay al menos un borrador |
| Requiere atención | Envíos con una alerta de monitoreo abierta. Consulte Monitoreo de envíos | Cuando hay al menos una alerta abierta |
| Problemas de verificación | Envíos con una verificación de calidad fallida o con advertencia que no se ha resuelto. Consulte Verificaciones de calidad | Cuando al menos un envío tiene una |
| En riesgo | Envíos marítimos a cuyos días libres de demora les quedan 2 días o ya se agotaron. Consulte Demora y días libres | Cuando al menos un envío está en riesgo |
| Archivados | Envíos archivados a mano o automáticamente | Siempre |
Los envíos pendientes de aprobación no están en ninguna pestaña. En Activos aparecen como tarjetas encima de la lista, bajo Pendiente de aprobación. Los correos que Trackberry no pudo asociar a un envío aparecen en Por asignar, también en Activos.
Por qué los borradores tienen su propia pestaña
Antes, los borradores estaban en Activos junto a los envíos en movimiento. Los antiguos, algunos con ETA de hace meses, hacían que la lista pareciera llena de trabajo que no estaba ocurriendo. Ahora tienen su propia pestaña Borradores.
Una búsqueda desde Activos sigue encontrando borradores. Si escribe una referencia, quiere ese envío sea cual sea su estado. Lo mismo vale para los envíos marcados con error, que quedan fuera de Activos pero aparecen en una búsqueda.
Los borradores nunca se archivan ni se eliminan automáticamente, porque pueden contener documentos que usted subió. La alerta Borrador nunca validado recuerda a los miembros los borradores que permanecen demasiado tiempo.
Archivar a mano
Archive un envío cuando ya no necesite verlo en sus listas diarias. Sale de Activos y del Panel, y pasa a la pestaña Archivados, donde se conserva con todos sus documentos y datos.
- Desde la lista: haga clic en el ícono de archivar al final de la fila y confirme.
- Desde la página del envío: haga clic en Archivar y confirme.
- Varios a la vez: selecciónelos y use Archivar en la barra de acciones. Consulte Acciones masivas.
Para recuperar uno, abra la pestaña Archivados y haga clic en Desarchivar en su fila, o haga clic en Desarchivar en la página del envío. Vuelve a aparecer en el Panel y en Activos.
Qué cambia al archivar
- El seguimiento deja de actualizarse. Trackberry ya no consulta al servicio de seguimiento sobre un envío archivado. Al desarchivarlo, la actualización se reanuda. La única excepción es un envío archivado cuyo B/L sigue usando un envío activo para leer su seguimiento. Consulte Seguimiento de contenedores.
- El monitoreo se detiene. La revisión diaria omite los envíos archivados, así que no generan alertas nuevas.
- Los relojes de días libres dejan de mostrar una cuenta. Consulte Demora y días libres.
Archivado automático
Trackberry archiva envíos por usted una vez por noche, para que Activos no se llene de viajes que terminaron hace semanas. Hay dos reglas.
Envíos que llegaron
Un envío en estado Llegó o En almacén se archiva cuando su llegada es más antigua que la configuración Días después de la llegada de su organización. El valor predeterminado es 10 días.
La fecha de llegada es la ETA del envío, o la ETA más temprana de sus contenedores cuando el envío no tiene una. Un envío sin ninguna ETA se mide desde el día en que se marcó como llegado y, si no, desde su última actualización.
Envíos que siguen marcados en tránsito
A veces un envío sigue Validado o En tránsito mucho después de que la carga llegó. El seguimiento se detuvo, el AWB nunca se encontró o nadie lo marcó como llegado. Estos envíos se archivan cuando su ETA quedó bastante atrás:
| Transporte | Se archiva cuando la ETA pasó hace más de |
|---|---|
| Aéreo y terrestre | 21 días |
| Marítimo | 45 días |
El marítimo tiene un plazo mayor porque un mes de retrasos en un puerto de transbordo es algo real. Cuando el envío no tiene ETA propia, se usa la ETA más tardía de sus contenedores, así que un envío con un contenedor transferido a otro buque posterior sigue activo. Si su configuración Días después de la llegada es mayor que estos límites, se usa su configuración.
Un envío sin ninguna ETA no tiene contra qué retrasarse. Se mide desde el día en que se validó, y el límite se duplica: 42 días para aéreo y terrestre, 90 días para marítimo. Si el servicio de seguimiento informó eventos nuevos en los últimos 7 días, no se toca, porque claramente está en movimiento.
Esta regla tiene dos salvaguardas más:
- Los envíos recién llegados están a salvo. Un envío debe haber estado en Trackberry durante todo el período. Los documentos de un viaje antiguo subidos hoy no se archivan esta noche.
- Su decisión prevalece. Un envío que alguien desarchivó dentro del período no se toca. Una vez transcurrido ese período, puede volver a archivarse.
La misma salvaguarda se aplica a los envíos que llegaron: uno desarchivado dentro de su período de Días después de la llegada se queda donde está.
La alerta Archivado automáticamente
Cuando un envío validado o en tránsito se archiva de esta manera, los miembros reciben una alerta Archivado automáticamente. Llega al centro de notificaciones, y por push o correo si tiene esos canales activados para Alertas. Indica hace cuánto pasó la ETA, o cuánto tiempo lleva activo el envío sin ETA. Si la carga todavía está en camino, abra el envío y haga clic en Desarchivar.
Solo envían la alerta los envíos que superaron el límite en la última semana. Cuando la regla se ejecutó por primera vez, archivó en silencio un rezago de envíos antiguos en lugar de enviar un correo por cada uno. Los envíos que llegaron se archivan sin alerta. Consulte Notificaciones.
Cambiar o desactivar el archivado automático
- Haga clic en su avatar en la barra de navegación superior y elija Configuración de la organización.
- Busque la tarjeta Archivado automático de envíos.
- Cambie Días después de la llegada. Se guarda mientras escribe.
Defínalo en 0 para desactivar el archivado automático. Entonces no se ejecuta ninguna de las dos reglas, y los envíos permanecen en Activos hasta que alguien los archive.
Preguntas frecuentes
Un envío desapareció de mi lista Activos. ¿Dónde está?
Revise la pestaña Archivados o busque su referencia desde Activos. Una búsqueda desde Activos también encuentra borradores. Si se archivó automáticamente mientras seguía en camino, haga clic en Desarchivar, y el seguimiento vuelve a actualizarse.
¿Un envío desarchivado se volverá a archivar la noche siguiente?
No. Un envío que alguien desarchivó no se toca durante el período de archivado, 21 o 45 días, o sus Días después de la llegada en el caso de los envíos que llegaron.
¿Puedo impedir que Trackberry archive envíos?
Sí. Un administrador puede definir Días después de la llegada en 0 en Configuración de la organización. Eso desactiva las dos reglas de archivado automático.