Correcciones de documentos

Objetivo #

Lograr que un documento incorrecto se corrija en origen. Una lista de empaque declara un peso neto equivocado, un B/L tiene un error en el número de contenedor o el certificado fitosanitario nunca llegó. Usted informa el problema en el documento, Trackberry le envía al embarcador un enlace para subir el archivo corregido y el nuevo archivo reemplaza al anterior en el envío.

No todas las cifras incorrectas requieren al embarcador. Si el documento está bien y Trackberry lo leyó mal, consulte Corregir una lectura errónea más abajo.

Antes de empezar #

• La dirección de correo del embarcador. Trackberry sugiere direcciones a partir de los correos y documentos del envío, pero usted confirma quién recibe la solicitud.
• Cualquier miembro puede reportar un problema, enviarlo y cerrarlo. No se necesita el rol de administrador.

Reportar un problema #

Abra el envío, busque el documento y elija Reportar un problema en el menú ⋯ de su fila. Se abre una ventana de dos pasos.

Paso 1: Describir #

• ¿Qué está mal? Elija una opción: Cantidad, Peso, Número de contenedor o sello, Código HS, Consignatario, Documento faltante u Otro.
• Campo (opcional). Elija el campo incorrecto, como el peso neto total, o déjelo en El documento completo. Cuando se indica un campo, el archivo corregido debe cambiar ese campo para contar como corrección.
• Explicación. Describa el problema con sus propias palabras. Por ejemplo: “El peso neto dice 19,240 kg, pero los pallets suman 19,180 kg”. El embarcador lo lee tal como usted lo escribe.
• ¿Quién debe corregirlo? Origen, Agente de carga o Interno.

Haga clic en Continuar.

Paso 2: Enviar #

Enviar a se completa con el contacto más probable. Debajo, Sugerido: muestra hasta seis direcciones: personas a las que ya se les preguntó por este envío, los remitentes de sus correos, otros participantes de esos hilos y las direcciones impresas en sus documentos. Nunca se sugiere a su propio equipo. Vista previa del correo muestra exactamente lo que recibirá el embarcador.

Luego elija cómo enviarlo:

• Enviar solicitud envía el correo al embarcador desde Trackberry, en nombre de su organización. Las respuestas llegan a la dirección de entrada de su organización, así que quedan en el envío.
• Copiar el correo en su lugar le da el asunto y el cuerpo para pegarlos en su propio buzón, con un botón Copiar correo. Úselo cuando el embarcador espera un correo enviado por usted personalmente.
• Más tarde guarda el problema sin enviar nada. Queda Abierta en el envío hasta que usted la envíe.

En todos los casos, el correo incluye un enlace a una página de carga. No requiere iniciar sesión y funciona durante 14 días desde el envío de la solicitud.

Lo que ve el embarcador #

El enlace abre una página que le pide corregir el documento de ese envío. Muestra el problema, el campo, una fecha Envíelo a más tardar el y su explicación. También muestra el documento que usted recibió y lo que Trackberry leyó en él, con el valor a corregir resaltado.

El embarcador puede responder de dos maneras:

• Suba el archivo corregido en la página. Se aceptan PDF, imágenes (JPG, PNG, TIFF) y hojas de cálculo (XLSX, XLS, CSV) de hasta 25 MB.
• Responda al correo con el archivo corregido adjunto. La respuesta se asocia a la solicitud por los encabezados del correo. Si la respuesta tiene varios adjuntos, la corrección se marca y usted elige el correcto con Usar este archivo.

Cuando el enlace caduca, la página le indica que todavía puede responder al correo.

Cuando llega el archivo corregido #

El archivo corregido pasa a ser una nueva versión del documento. El original se conserva como versión reemplazada, y el nuevo archivo se lee como cualquier primera carga. Luego las verificaciones vuelven a ejecutarse en el envío.

A continuación, Trackberry compara las dos versiones:

• Si el campo que usted indicó cambió, o si cambió algo cuando no indicó ningún campo, la corrección pasa a Corregida — verificar.
• Si nada cambió, sigue abierta y se marca. La marca dice, por ejemplo, “El archivo corregido no cambió Peso neto total”. Así se detecta el caso frecuente del mismo PDF reenviado con otro nombre.
• Un archivo que no supera el control de seguridad, o que es otro tipo de documento, no se acepta. El original sigue siendo la versión vigente.

La página de la corrección muestra Lo que se recibió: la misma lista de cambios que ve bajo un documento reemplazado (consulte Qué cambios muestra un reemplazo). Revísela y luego haga clic en Verificar y cerrar.

Recordatorios #

Si usó Enviar solicitud, Trackberry le recuerda al embarcador cuando nadie responde: una vez unos 3 días después de la solicitud y otra vez 3 días más tarde. Si el segundo recordatorio queda sin respuesta, la corrección se marca con “Sin respuesta tras 2 recordatorios”. Los recordatorios se detienen en cuanto llega un archivo, o cuando la corrección se cierra, se dispensa o se cancela. Si el enlace caduca antes, la corrección se marca con “El enlace caducó sin respuesta”.

Una solicitud enviada con Copiar el correo en su lugar no recibe recordatorios, porque Trackberry no la envió. Solo se marca cuando caduca el enlace.

Cerrar una corrección #

Abra la corrección desde la tarjeta Correcciones de la página del envío. Tres botones la terminan:

Verificar y cerrar está disponible cuando llega un archivo corregido. Si el embarcador no envía nada y usted obtiene la corrección por otra vía, dispense la corrección o haga el seguimiento directamente con él.

Dónde aparecen las correcciones abiertas #

En la lista de envíos, un envío con correcciones sin resolver lleva una insignia ámbar junto a su número de contenedor, como “2 correcciones abiertas”. Se vuelve roja cuando una de ellas requiere su atención: una respuesta marcada, falta de respuesta o un enlace caducado. La insignia lleva a la tarjeta Correcciones del envío.

En la página del envío, la tarjeta Correcciones está encima de Documentos, con un contador de abiertas. Muestra todas las correcciones sin resolver y las últimas cinco resueltas, cada una con su estado: Abierta, Solicitada, Archivo recibido, Requiere atención, Corregida — verificar, Cerrada, Dispensada o Cancelada.

En la exportación al ERP, una corrección abierta o dispensada pone en ámbar el botón Exportar del envío, y la exportación pregunta ¿Exportar con verificaciones de datos sin resolver? antes de descargar. Las correcciones cerradas y canceladas no cuentan. Consulte Exportar datos e integración con su ERP.

Corregir una lectura errónea en su lugar #

Si el documento está bien y Trackberry lo leyó mal, no necesita al embarcador:

• Volver a extraer datos, en el menú ⋯ del documento, vuelve a leer el documento y reemplaza los datos extraídos antes. Está disponible para administradores y propietarios.
• Cambiar categoría, desde la flecha junto al tipo del documento, corrige un documento clasificado con el tipo equivocado y vuelve a extraerlo. También es para administradores y propietarios.
• Reemplazar, en la página Editar del envío, sube un archivo nuevo en lugar de uno anterior, por ejemplo un archivo corregido que le llegó fuera de Trackberry. El archivo anterior se conserva como versión reemplazada. Cualquier miembro puede reemplazar un documento.

Consulte Recepción de envíos para las demás acciones sobre documentos.

Qué cambios muestra un reemplazo #

Un documento puede reemplazar a uno anterior con Reemplazar, por correo o mediante una corrección. Debajo aparece entonces una línea “Reemplazó a” con el nombre del archivo anterior y un recuento como “3 cambios”. Ábrala para ver qué cambió. Empieza con un breve resumen, como:

• “Peso neto total cambió de 19,240 kg a 19,180 kg”
• “2 pallets agregados”
• “6 líneas agregadas”

Debajo del resumen aparece cada campo y cada línea con su valor anterior y su valor nuevo. Un campo que se completó dice “definido como”, y uno que se vació dice “borrado”. Si el nuevo archivo es otro tipo de documento, lo indica. Por ejemplo: “Reclasificado de Lista de empaque a Factura del exportador”. Volver a extraer datos no genera lista de cambios, porque el archivo en sí no cambió.

Preguntas frecuentes #

¿El embarcador necesita una cuenta de Trackberry? #

No. El enlace del correo abre una página de carga sin inicio de sesión. Funciona durante 14 días y, después, el embarcador todavía puede responder al correo con el archivo.

¿Qué pasa si el embarcador devuelve el mismo archivo? #

Trackberry lo compara con el original. Si el campo que usted indicó no cambió, la corrección sigue abierta y se marca, para que usted pueda hacer el seguimiento. Un archivo idéntico subido en la página se rechaza de inmediato.

¿Puedo enviar la solicitud desde mi propia dirección de correo? #

Sí. Elija Copiar el correo en su lugar y pegue el correo en su propio buzón. El enlace de carga funciona igual, pero Trackberry no envía recordatorios.