Reservar con un agente de carga o directamente con la naviera

El equipo comercial de una naviera le dice que le paga a un agente de carga por un trabajo que usted podría hacer solo. Su agente de carga, que le ha conseguido un contenedor en la semana 50 seis años seguidos, le dice que la tarifa de flete no es la cifra que hay que optimizar. Los dos describen algo real, y la tarifa es la parte más pequeña de esta decisión.

Reservar directamente con una naviera le da una tarifa de contrato, un lugar en la asignación de esa naviera y un conocimiento de embarque (B/L) que los sistemas de la propia naviera reconocen. Reservar con un agente de carga le da varias navieras a la vez y alguien que se ocupa de la aduana y el transporte por carretera. También le da una persona cuyo trabajo es resolver el problema cuando el plan cambia. Para la carga en contenedor refrigerado (reefer), el equilibrio es distinto que para la carga seca, porque lo que escasea es el equipo y no el espacio en el buque.

Entre qué está eligiendo en realidad #

Las dos partes no son el mismo tipo de empresa. Una naviera es dueña de los buques o los opera. Un agente de carga no tiene ninguno y organiza el transporte en nombre de usted. Un NVOCC es un agente de carga que emite sus propios conocimientos de embarque y asume la responsabilidad de transportista sin ser dueño de ningún buque.

Por eso la elección tiene menos que ver con el precio que con tres cosas: quién hace el trabajo, quién carga con el problema cuando cambia una salida y qué número de referencia queda en sus manos.

Compruebe si la elección es realmente suya #

Antes de sopesar todo esto, revise su término de comercio. Puede que ya haya decidido por usted.

En CIF o CFR, el exportador contrata el flete. Usted hereda el resultado: su agente de carga, su naviera, su salida y una referencia emitida a nombre de ellos y no al suyo. En FOB, el flete es suyo desde el puerto de carga, y la elección que se describe aquí le corresponde a usted.

Muchos importadores compran en CIF durante años sin notar que le han cedido la reserva a la empresa que les vende la fruta. Eso no es necesariamente un error. Un productor que embarca cada semana desde Perú tiene un poder de compra que quizá usted no tenga. Pero entonces la naviera la elige una parte cuyo riesgo termina cuando el contenedor se carga. Lo que usted puede ver durante el tránsito depende de una empresa a la que usted no le paga.

Si quiere la elección, tiene que cambiar el término de comercio. Pasar de CIF a FOB le traslada a usted el costo, la reserva y el riesgo al mismo tiempo.

Reservar directamente con la naviera #

Lo que obtiene. Una tarifa de contrato, pactada para una temporada en lugar de cotizada por reserva. Un lugar en la asignación de esa naviera, que en una ruta limitada por el equipo importa más que la tarifa. Un conocimiento de embarque master (B/L master), con lo que su referencia funciona en el seguimiento de la propia naviera y en cualquier herramienta que lea el flujo EDI de la naviera. Y un paso menos en cada escalamiento: cuando un contenedor se atrasa, usted llama a la naviera.

Lo que exige. Volumen, por escrito. Los contratos con navieras suelen incluir un compromiso de volumen mínimo: usted promete un número de contenedores al año. No cumplirlo tiene un precio, ya sea como falso flete (dead freight, un cargo por espacio reservado y no usado) o como una tarifa peor en la renovación. Un programa que varía con la temporada es más difícil de comprometer que uno estable.

También exige operaciones. La declaración de aduana, el transporte por carretera desde el puerto, la devolución del vacío, perseguir la lista de empaque que nunca llegó: la naviera no hace nada de eso. O usted contrata personal para hacerlo, o lo compra por separado.

Y le da una sola red. Un contrato cubre las salidas de esa naviera. Cuando la naviera cancela una (una salida cancelada), usted queda atrapado en su calendario en lugar de comparar cuatro.

Reservar con un agente de carga #

Lo que obtiene. Varias navieras, algo que vale más justo en la semana en que más lo necesita. Alguien en origen que puede entrar a la empacadora. El trabajo completo y no solo el tramo marítimo: la aduana, el certificado fitosanitario, el transporte por carretera, el paquete de documentos. Volúmenes demasiado pequeños, demasiado estacionales o demasiado mixtos para un contrato con una naviera. Condiciones de pago que las navieras rara vez igualan.

Lo que cuesta. Un margen que no ve desglosado. Ese es el modelo de negocio, no un truco. Un agente de carga compra espacio a una tarifa y lo vende a otra, y la diferencia paga todo lo que dice el párrafo anterior. Lo importante es saber que ese margen existe, para juzgar el paquete completo y no una sola línea de la factura.

Además, usted tiene un conocimiento de embarque house (B/L house), que ningún sistema de naviera reconoce. Y hay un paso más en cada escalamiento: usted le pregunta al agente de carga, y el agente de carga le pregunta a la naviera.

Hay una pregunta que conviene hacer sin rodeos, y un buen agente de carga la responderá: qué naviera, y por qué. Los agentes de carga tienen acuerdos de compra, y su espacio más barato no siempre es la salida más rápida para su fruta.

Qué cambia cuando la carga es perecedera #

El espacio y el equipo son dos mercados distintos. En una ruta de carga seca, la restricción son las posiciones en el buque. En una ruta de reefers son los contenedores y los enchufes: un contenedor refrigerado que funcione, en el depósito correcto y en la semana correcta. Y la demanda se concentra en pocas semanas. Chile envía la mayor parte de sus cerezas en las cinco semanas previas al Año Nuevo chino, y todos los exportadores de esa costa quieren el mismo equipo al mismo tiempo.

En esa semana, el contenedor se lo lleva quien tenga la relación más fuerte en origen. A veces es la oficina local de la naviera, y un contrato con volumen detrás es lo que le da prioridad. Muchas veces es el agente de carga, cuyo agente en origen trata con el mismo depósito desde hace una década. Ninguna respuesta vale para todas partes. Averigüe cuál es la verdad en su ruta en abril, no en diciembre.

Además, el reloj es más corto. Los días libres de un reefer suelen ser menos que los de un contenedor seco, y la demora por día cuesta más. Un reefer transferido a otro buque no solo cuesta días: cuesta vida útil, que no se puede recuperar. Con esta carga, saber “quién me avisa y con cuánta anticipación” vale más que la diferencia de tarifa con la que empezó la conversación.

La referencia que queda en sus manos #

Esto suele sorprender a los importadores. Si reserva directamente, tiene el B/L master, y funciona en todas partes. Si reserva con un agente de carga, lo más probable es que tenga un B/L house, que es su contrato con el agente de carga y un número que la naviera nunca ha visto. Si lo escribe en la página de seguimiento de una naviera, no aparece nada.

La solución es pedirlo al reservar, no en medio de la crisis. Pida los números de contenedor y el número de reserva de la naviera o el B/L master. Los números de contenedor funcionan en cualquier sistema, sin importar quién hizo la reserva.

Algunos agentes de carga tardan en entregarlos, y conviene decir por qué: un cliente que tiene la referencia de la naviera es un cliente que podría reservar directamente la próxima temporada. La mayoría entrega los números sin discutir, porque el trabajo que venden nunca fue la tarifa de flete.

La mayoría de los importadores hace las dos cosas #

Esto se suele presentar como una sola decisión para toda la empresa. Los importadores que ya lo tienen resuelto lo deciden ruta por ruta.

La ruta por la que usted embarca cada semana, con volumen y con un calendario estable, es donde un contrato directo compensa sus restricciones. Un origen nuevo, un programa ocasional, un volumen pequeño o un envío que necesita aduana y entrega a puerta: eso es trabajo de agente de carga. Hacerlo usted mismo costaría más que el margen ahorrado.

Antes de cambiar una ruta en cualquier sentido, responda estas cinco preguntas:

• ¿Cuántos contenedores refrigerados movió esta ruta el año pasado, y una naviera firmaría un contrato por esa cantidad?
• ¿Quién se ocupa hoy de la aduana y del transporte por carretera, y cuánto costaría comprar esos servicios por separado?
• En la peor semana de la temporada pasada, ¿quién consiguió el equipo?
• ¿Qué referencia me darán al reservar, y funciona en el seguimiento de la propia naviera?
• Si el contenedor se transfiere a otro buque en un puerto de transbordo, ¿quién me avisa y con cuánta anticipación?

Las dos últimas son las que más se omiten, y son las dos que le afectan cada semana.

Dónde cambia el panorama con la visibilidad #

Reserve como reserve, lo que duele rara vez es la elección en sí, sino enterarse tarde. Un importador que trabaja con tres agentes de carga y dos contratos con navieras tiene los mismos contenedores en el mismo mar, descritos en cinco lugares, en cinco formatos y con cinco calendarios. El contenedor transferido a otro buque suele ser el que nadie estaba mirando.

Trackberry los reúne en una sola lista: los hitos de la propia naviera y la posición del buque junto a cada contenedor, sin importar quién hizo la reserva. Así, la ETA con la que usted planifica es la misma en todos.

Preguntas frecuentes #

¿Es más barato reservar directamente con la naviera? #

En flete, por lo general sí cuando hay volumen, porque se elimina un margen. En costo puesto en destino, depende de lo que hacía el agente de carga además de reservar espacio. La aduana, el transporte por carretera, la gestión de documentos y la coordinación en origen cuestan algo, ya sea que usted los compre por separado o contrate personal para hacerlos.

¿Puedo hacer seguimiento de un contenedor que reservó mi agente de carga? #

Sí, pero no con el número del B/L house. Pida a su agente de carga los números de contenedor, o el número de reserva de la naviera o el B/L master. Esas son las referencias que reconocen los sistemas de una naviera; el número del B/L house solo existe en su agente de carga.

¿Mi agente de carga pondrá objeciones si le pido el B/L master? #

Algunos sí, porque esa referencia es la que le permitiría reservar directamente la próxima temporada. Aun así es una petición razonable, y la mayoría de los agentes de carga lo entrega sin discutir. Si el suyo se niega, es mejor saberlo antes de su primera mala semana que en medio de ella.

Mi proveedor contrata el flete. ¿Algo de esto se aplica a mi caso? #

Sí, en un sentido. En CIF o CFR usted no puede elegir la naviera. Aun así, puede pedir a su proveedor los números de contenedor y la referencia de la naviera, y puede plantear el término de comercio en su próxima negociación. Lo que no puede hacer es reclamarle a una naviera que no tiene ningún contrato con usted.

¿Debo trabajar con un agente de carga o con varios? #

Uno le da atención, mejores condiciones y un socio que conoce su programa. Varios le dan opciones en una semana con poco espacio y una referencia para comparar precios. La mayoría de los importadores de cierto tamaño termina con un agente de carga principal y un segundo que mantiene activo justamente por esa razón.