El conocimiento de embarque explicado para importadores de fruta

Un conocimiento de embarque (B/L) lo leen dos personas en su oficina, y cada una necesita una mitad distinta. Quien presenta la declaración de aduana lee el consignatario, la descripción de la mercancía y los pesos. Quien persigue el contenedor lee el número de arriba, el buque y los dos puertos. Cada mitad falla a su manera. Un campo equivocado del lado aduanero retiene la declaración; un campo equivocado del lado del seguimiento significa pasar tres semanas sin ver nada.

La entrada del glosario explica lo que el documento es (recibo, contrato de transporte y título de propiedad a la vez) y cómo elegir un método de liberación. Esta guía lo recorre campo por campo: qué función cumple cada campo, quién lo necesita y cuánto cuesta cuando está mal.

Original, liberación por télex o sea waybill #

Un mismo envío puede liberarse de tres maneras, y la elección se hace al reservar, no a la llegada. Vale la pena decidirlo a propósito, porque solo una de las tres es gratuita.

Un B/L original se imprime, normalmente en un juego de tres, y uno de ellos tiene que llegar a destino y entregarse antes de que la naviera libere el contenedor. Una liberación por télex (telex release) significa que los originales se imprimieron y luego se entregaron en origen, así que ningún papel tiene que viajar. Un sea waybill (carta de porte marítimo) significa que nunca se emitió un original: el consignatario designado retira la carga identificándose.

Lo que decide entre ellos es si el documento tiene que controlar algo mientras la carga está en tránsito, más que cuál opción es más segura. Un banco que paga con una carta de crédito necesita un original, porque el papel es su garantía. Un vendedor que todavía no confía en usted lo necesita por la misma razón. También lo necesita un comerciante que podría revender el contenedor mientras está en el mar. Un sea waybill nombra a un único consignatario y ese nombre es fijo, así que la carga no puede endosarse (cederse firmando al dorso) a un nuevo comprador durante el viaje.

Si nada de eso aplica (su propia fruta, su propio programa, un proveedor al que le compra desde hace ocho temporadas), el original no cumple ninguna función. Es una valija de courier compitiendo con un buque, y casi siempre la que llega tarde es la valija.

Esto se confunde con tanta frecuencia que conviene decirlo claramente: un sea waybill no necesita liberación por télex. No hay original que entregar, así que no hay nada que liberar. Pedirle a su embarcador que tramite un télex en un envío con sea waybill cuesta días, mientras dos oficinas buscan un documento que nunca se imprimió.

Qué implica realmente una liberación por télex #

Son tres pasos, y ninguno ocurre solo porque el buque zarpó.

El embarcador lleva el juego completo de originales a la oficina del transportista en origen y lo entrega. Esa oficina registra la entrega y envía un mensaje a la oficina de destino. Luego la oficina de destino libera la carga al consignatario designado, contra identificación y contra el pago de lo que se deba localmente.

Fallan cuatro cosas, y las cuatro tienen que ver con los tiempos.

Nadie lo inicia. Una liberación por télex es una solicitud. Si su orden de compra no la pide y nadie le da seguimiento, los originales terminan en una valija de courier por defecto.

El horario de la oficina de origen no es el suyo. Una entrega hecha el viernes por la tarde en Valparaíso llega a Rotterdam el lunes, y un feriado en cualquiera de los dos extremos agrega un día que nadie tenía previsto.

Con un conocimiento de embarque house (B/L house) hay dos liberaciones, y usted solo ve una. La naviera tiene que liberarle la carga a su agente de carga con el conocimiento de embarque master (B/L master) antes de que este pueda liberársela a usted con el B/L house. Esa primera liberación normalmente depende de que el agente de carga le haya pagado a la naviera, así que una retención ahí es real, y la explicación que recibe suele ser vaga. Naviera frente a agente de carga explica la estructura de dos contratos de la que surge esto.

El télex no es la última condición. El flete marítimo en condición collect, y los cargos en destino en cualquier caso, tienen que pagarse antes de que se emita la liberación. Un télex detenido detrás de una factura impaga no libera nada.

Así que pida el télex cuando el buque zarpe, no cuando llegue. No se gana nada esperando, y el día que ahorra sale directamente de sus días libres.

Los campos de los que depende su seguimiento #

Son cuatro, y el primero es en el que la gente se equivoca.

El número de B/L, y de quién es. Si reservó a través de un agente de carga, probablemente tiene un B/L house, y la naviera no reconoce ese número. Escrito en la herramienta de seguimiento de un transportista no devuelve nada, lo que parece un seguimiento roto, pero no lo es. Pida el número del B/L master, o use el número de contenedor, que funciona en todas partes. El número que termina teniendo depende de cómo reservó, y reservar con un agente de carga o directamente con la naviera analiza esa decisión.

Los números de contenedor. Cuatro letras y siete dígitos, y el último es un dígito de control calculado a partir de los otros diez. Eso es lo que hace del número de contenedor la referencia más segura para transcribir: la mayoría de los errores de un solo carácter no pasan la verificación, en lugar de coincidir por accidente con otro contenedor. Un B/L suele listar varios, y por eso un solo documento puede generar varios envíos que seguir.

Nombre del buque y número de viaje. El nombre por sí solo no basta, porque varios buques en servicio comparten nombre. El número de viaje es lo que identifica la travesía. Si quiere confirmar el buque usted mismo, su número IMO es el identificador que nunca cambia.

Puerto de carga, puerto de descarga y lugar de entrega. Los dos primeros son donde empieza y termina el tramo marítimo. El tercero es el que hay que revisar con más cuidado. Si figura un lugar en el interior, el contrato del transportista va más allá de la terminal y el tramo por carretera le corresponde al transportista. Eso cambia el punto donde termina la demora y empieza la detención. Si el documento termina en el puerto de descarga, el tramo por carretera lo organiza usted.

Lo que el B/L no le dirá es la ruta. Nombra los puertos para los que se contrató, no aquellos en los que su contenedor va a esperar. Un puerto de transbordo normalmente no aparece en ninguna parte del documento, y es el punto de mayor riesgo del viaje.

Los cuatro figuran en el borrador, semanas antes de que llegue el buque. Registre entonces el número de contenedor, y su historial de seguimiento empezará en la carga y no en la llegada. Cómo seguir un contenedor reefer de principio a fin recorre los eventos que vienen después.

Los campos que lee la aduana #

Consignatario. Quien adquiere la propiedad de la mercancía, y el nombre que tiene que coincidir con su declaración y con su factura comercial. Cuando el B/L se emite “a la orden”, el campo de consignatario lo indica así en lugar de nombrar a alguien, y el endoso al dorso lleva el nombre.

Parte a notificar. En sentido estricto no es un campo aduanero, y está en esta lista por lo que decide: a quién se le avisa que llegó el buque. Si está mal, la primera noticia de la llegada es una factura de demora. Parte a notificar explica qué poner ahí y por qué un buzón compartido es mejor que una persona.

Descripción de la mercancía, y marcas y números. La descripción del B/L es breve y genérica, mientras que la lista de empaque es detallada. “Uvas frescas, 20 pallets” en el B/L puede corresponder a una lista de empaque que detalla variedades, calibres y cantidad de cajas pallet por pallet. Esa diferencia es normal y nadie la objeta. Lo que provoca una consulta es una contradicción: una mercancía que aparece en un documento y no en el otro.

Número de bultos y peso bruto. Esta es la discrepancia que con más frecuencia provoca una pregunta, y normalmente no es ningún error. El peso bruto en un B/L es la carga más el embalaje y, según cómo se llenó el contenedor, puede incluir los pallets. La lista de empaque puede indicar el peso neto de la fruta. Son dos cifras distintas, y ambas se etiquetan correctamente como “peso”. Una declaración que cita una de ellas frente a un documento que muestra la otra recibe una consulta.

Flete prepagado o collect. Esto le indica a usted, y a su agente de aduanas, si el flete marítimo ya está incluido en el monto de la factura. En la UE el valor en aduana se calcula sobre una base CIF (costo, seguro y flete), así que ambos forman parte de él, los haya cobrado o no el exportador por separado. Por lo tanto, “flete collect” significa un costo que no está en la factura y que igual hay que declarar.

Fecha de embarque a bordo. La fecha en que el contenedor se cargó en el buque, a diferencia de la fecha en que el transportista lo recibió bajo su custodia. Un B/L “recibido para embarque” no prueba la carga, y un banco que opera con una carta de crédito lo rechazará. También es la fecha desde la que empieza a correr el reloj de su viaje, lo que importa cuando lee una ETA tres semanas después.

Los campos que nadie lee hasta que hay un reclamo #

La cláusula de temperatura y ventilación de transporte. Es la cláusula propia de su carga, y vale la pena dedicarle dos minutos en cada borrador de contenedor refrigerado (reefer). La temperatura de consigna impresa en el B/L es la instrucción que el transportista se comprometió a cumplir. Si no coincide con lo que usted reservó, el documento gana la discusión, y una unidad que mantuvo perfectamente la cifra impresa cumplió el contrato. Lo mismo vale para la tasa de renovación de aire fresco, y para los ajustes de atmósfera controlada cuando los está pagando.

“Shipper’s load, stow and count” (cargado, estibado y contado por el embarcador). Casi todos los B/L de contenedores llevan esta cláusula, o “said to contain” (que dice contener), y con ella el recibo queda condicionado. La naviera confirma que recibió un contenedor precintado del peso declarado. No confirma los veinte pallets de fruta de Categoría 1 que hay adentro, que nadie de la naviera vio nunca. Por eso un reclamo se apoya en sus propias pruebas de carga y no en el B/L. Reclamos de carga en contenedores refrigerados explica cuáles son esas pruebas y cuándo reunirlas.

Limpio o con reservas. Una observación en el anverso del documento sobre el estado aparente de la mercancía o de su embalaje. En un contenedor precintado es poco frecuente, por la razón que acabamos de dar: no hay nada visible que observar.

La fecha, otra vez. La fecha de embarque a bordo es, en la práctica, la fecha a partir de la cual suele contarse un plazo de caducidad. Un año pasa rápido mientras se negocia un reclamo de buena fe.

Cinco minutos con el borrador #

Usted recibe un borrador del B/L antes de que se imprima nada, y ese es el único momento barato para cambiarlo. Una vez emitidos los originales, una enmienda tiene un costo. Si el juego ya se envió por courier, normalmente tiene que devolverse antes de que se emita uno corregido.

Seis cosas que revisar, comparando con los otros documentos y no de memoria:

• consignatario y parte a notificar, escritos tal como deben figurar en la declaración de aduana
• números de contenedor y de precinto, contra la lista de empaque
• cantidad de bultos y peso bruto, contra la lista de empaque
• la cláusula de temperatura, ventilación y atmósfera, contra la reserva
• puerto de carga, puerto de descarga y si figura un lugar de entrega
• flete prepagado o collect

Nada de eso es difícil. Sale mal porque el borrador llega al correo de una sola persona en una semana con mucho trabajo, y nada en él parece urgente. Deja de parecer inofensivo cuando el contenedor ya está en el mar con la temperatura de consigna equivocada impresa en su contrato.

La visibilidad cambia eso. Un documento que llegó y se leyó es un hecho sobre el que todo el equipo puede actuar; un documento que nadie ha abierto es el problema de una sola persona. Trackberry lee cada B/L a medida que llega y registra los números de contenedor que contiene. Luego muestra a cuál de sus envíos todavía le falta un documento y cuál está esperando una liberación.

Preguntas frecuentes #

¿Cuánto tarda una liberación por télex? #

Horas cuando todo está en orden, y días cuando no. La entrega se hace en origen, en horario de la oficina de origen, y la oficina de destino igual necesita que se paguen el flete y los cargos locales antes de liberar. Pídala cuando el buque zarpe y no cuando llegue.

¿Necesito una liberación por télex con un sea waybill? #

No. Un sea waybill no tiene originales, así que no hay nada que entregar ni nada que liberar: el consignatario designado retira la carga identificándose. Pedir un télex en un envío con sea waybill solo cuesta días, mientras dos oficinas buscan un documento que nunca se imprimió.

¿Debo seguir el número del conocimiento de embarque o el número de contenedor? #

El número de contenedor, en casi todos los casos. Es único para un contenedor, lleva un dígito de control que detecta la mayoría de los errores de escritura y funciona con el transportista tanto si tiene un B/L house como un B/L master. El número de B/L es útil cuando un documento cubre varios contenedores que quiere ver agrupados.

El peso bruto de mi B/L no coincide con mi lista de empaque. ¿Es un problema? #

Normalmente no, porque los dos miden cosas distintas. El B/L indica el peso bruto con embalaje y muchas veces con los pallets, mientras que la lista de empaque puede indicar el peso neto de la fruta. Se convierte en un problema cuando su declaración de aduana cita una cifra y el documento de respaldo muestra la otra. Asegúrese de que su agente de aduanas sepa de dónde salió cada número.

¿Se puede enmendar un conocimiento de embarque después de emitido? #

Sí, pero deja de ser gratis. Antes de imprimir, una corrección al borrador es un correo. Después de emitidos los originales, el transportista cobra un cargo por enmienda, y si el juego ya se envió, normalmente tiene que volver antes de que se emita uno corregido. Ese es todo el argumento para dedicarle cinco minutos al borrador.