Todos los documentos de sus envíos en un solo lugar, en sus propias carpetas

A fin de mes, alguien tiene que mandarle al contador todas las facturas, y el auditor quiere todos los fitosanitarios de la temporada pasada. Hasta ahora eso significaba abrir los envíos uno por uno. Ahora hay una página Documentos en el menú superior, entre Envíos y Estadísticas. Reúne en un solo lugar los documentos de todos los envíos aprobados.

Navegue por período, en sus propias carpetas

Una barra lateral muestra años y meses, cada uno con su número de documentos y su tamaño total. Elija uno y los envíos de ese período aparecen en un árbol de carpetas. Por defecto, las carpetas se agrupan por mes y se fechan por la llegada. Un administrador puede cambiarlo en Configuración → Carpetas de documentos:

• Agrupar carpetas por mes, semana, producto o proveedor.
• Niveles de carpeta, para armar su propia estructura con hasta cuatro niveles: año, mes, semana, producto, proveedor o destino.
• Fechado por llegada, salida o el día en que se creó el envío. Cualquier persona puede cambiarlo en la propia página Documentos.
• Nombre de la carpeta del envío, armado con campos como la fecha, el producto, el número de contenedor, el B/L, su referencia o el proveedor.
• Nombres de archivo tal como se subieron, o renombrados por tipo, para que un zip contenga Invoice MSCU7317816.pdf y no el nombre que le puso el escáner.

Busque en todo

Busque por número de contenedor, de B/L, de certificado o de factura, o por tipo de documento. Los números coinciden con o sin espacios y guiones. Los tipos de documento se pueden escribir en inglés, y también funcionan “fitosanitario” y “factura”. Los resultados se agrupan por envío.

Comprima un mes, un año o una carpeta

Cada período y cada carpeta tienen un botón de descarga. El zip respeta su estructura de carpetas y sus nombres de archivo. Haga clic en la flecha junto al botón y elija Incluir versiones anteriores. Los documentos reemplazados se agregan en una carpeta “Reemplazados” dentro de cada carpeta de envío. Esto sirve cuando un auditor pregunta qué recibió usted antes de una corrección.

Cada zip se prepara en la página, con un contador de archivos en el botón. Si tarda más de 30 segundos, puede irse: le enviamos un correo cuando esté listo. Sus zips terminados quedan en Exportaciones durante 7 días, y cada persona ve los suyos. Un zip cubre hasta un año. Para un solo envío, Descargar todos los archivos en la página del envío sigue descargando de inmediato.

También en la página del envío

La tarjeta Documentos se agrupa ahora en Comerciales, Transporte, Certificados y Llegada. Cuando el grupo Transporte o Certificados está vacío, lo dice: “Aún no hay conocimiento de embarque”, “Aún no hay certificado fitosanitario”.

Las declaraciones de embalaje, como las declaraciones sobre plásticos o las declaraciones ISPM-15 que confirman que el embalaje de madera fue tratado, ya no se leen como certificados fitosanitarios. Los análisis de laboratorio de residuos de plaguicidas (LMR), metales pesados o virus ya no se leen como informes de calidad. Ambos quedan ahora en Certificados. Los documentos que llegaron antes conservan su tipo anterior hasta que alguien lo cambie.

Cuando un documento reemplaza a otro anterior, la línea “Reemplazados” debajo de él muestra ahora cuántas cosas cambiaron. Ábrala para leerlas: “El peso neto total cambió de 19,240 kg a 19,180 kg”, “2 pallets agregados”, y luego cada campo y cada línea. Si el nuevo documento es de otro tipo, lo indica, por ejemplo “Reclasificado de Lista de empaque a Factura del exportador”.

Preguntas frecuentes #

¿Quién puede ver la página Documentos? #

Todos los miembros de su organización. Solo los administradores pueden cambiar la estructura de carpetas, en Configuración.

¿El zip incluye los documentos reemplazados? #

Solo si elige Incluir versiones anteriores. Van en una carpeta “Reemplazados” dentro de cada carpeta de envío, así que los documentos vigentes siguen donde usted los espera.

¿Puedo descargar más de un año a la vez? #

No. Cada zip cubre como máximo un año, así que descargue un año a la vez.